Uživatelská příručka pro správu faktur

Vítejte v Aplikaci Faktury — vašem kompletním nástroji pro správu jak vydaných (odchozích), tak přijatých (příchozích) faktur. Ať už jste členem finančního týmu, účetním nebo manažerem operací, tato aplikace nabízí jasný, na oprávněních založený systém pro zobrazení, vytváření, úpravu a sledování faktur, automatizaci kontroly plateb a propojení s externími službami pro bezproblémové finanční pracovní postupy.

Tato příručka poskytuje úplný přehled o tom, jak aplikaci efektivně používat, od přihlášení po analytiku, s podrobnými krok za krokem instrukcemi.

1. Úvod

Aplikace Faktury je výkonný a intuitivní nástroj navržený k pomoci organizacím spravovat všechny aspekty jejich fakturačního procesu — od vydávání a přijímání faktur po sledování plateb, propojení bankovních účtů a generování finančních přehledů.

S důrazem na automatizaci, přesnost a soulad umožňuje aplikace finančním týmům, účetním a manažerům operací zjednodušit pracovní postupy, snížit manuální zadávání a udržovat kompletní záznam jejich finančních transakcí na jedné bezpečné platformě.

🔑 Klíčové vlastnosti

Vydané a přijaté faktury
Spravujte jak odchozí (vydané), tak příchozí (přijaté) faktury s jasnými možnostmi kategorizace a filtrování.
Automatizované sledování plateb
Propojte své bankovní účty pro synchronizaci platebních dat v reálném čase, což umožňuje automatické aktualizace stavu a snižuje práci s vyrovnáváním.
AI-poháněná těžba dat
Využijte těžbu dat k odhalení trendů, detekci anomálií a předpovědi peněžního toku.
Oprávnění založená na rolích
Zajistěte, že pouze oprávnění uživatelé mohou vytvářet, upravovat nebo mazat faktury, čímž udržujete plnou kontrolu nad finančními daty.
Historie faktur a auditní stopa
Každá akce na faktuře je zaznamenána pro soulad a odpovědnost.
Přizpůsobitelné filtry a zobrazení
Vyhledávejte a filtrujte faktury podle data, stavu, klienta, částky a dalších, abyste rychle získali to, co potřebujete.
Propojení s účetními deníky
Automaticky propojte faktury s účetními záznamy pro kompletní finanční sledování.

✅ Výhody

Zlepšuje efektivitu pracovních postupů
Snižuje čas strávený manuálním zadáváním a následnými kroky automatizací aktualizací stavu faktur a synchronizací s externími službami.
Zajišťuje přesnost
Povinná pole a vestavěné validace pomáhají vyhnout se chybám a chybějícím datům.
Zvyšuje viditelnost
Poskytuje přehledy v reálném čase a přehledy pro lepší finanční rozhodování.
Podporuje soulad
Udržuje transparentní a sledovatelný záznam všech faktur pro audity a reportování.

Aplikace Faktury je ideální pro jakoukoli organizaci, která chce zjednodušit své fakturační operace, zlepšit viditelnost peněžního toku a integrovat finance do svého digitálního ekosystému s důvěryhodností a kontrolou.

2. Začínáme

Přihlášení

Použijte své organizací poskytnuté uživatelské jméno a heslo pro přístup k aplikaci.
Pokud nemáte přihlašovací údaje, kontaktujte svého systémového administrátora.
Zapomněli jste heslo? Klikněte na "Zapomenuté heslo" na přihlašovací obrazovce pro jeho resetování.

Přehled dashboardu

Po přihlášení slouží Dashboard jako vaše kontrolní centrum. Odtud můžete přistupovat k seznamům faktur, vytvářet nové faktury, sledovat propojení a monitorovat finanční přehledy.

3. Navigace

Navigace pomocí drobečkové navigace

V horní části každé stránky ukazuje drobečková navigace vaši aktuální polohu a umožňuje vám snadno se vrátit na předchozí stránky.

Navigační panel

Umístěný v pravém horním rohu vaší obrazovky, poskytuje přístup k:

Přehled – Souhrn stavů faktur
Příjmy – Vydané (odchozí) faktury
Výdaje – Přijaté (příchozí) faktury
Účetní deníky
Propojení
Nastavení a oprávnění (pokud je povoleno)

4. Funkce a funkčnosti

Sekce Přehled

Přehled dashboardu poskytuje vysokou úroveň snímku stavu vašich faktur:

📊 Vysvětlení metrik dashboardu

💰 Celkové vydané a přijaté částky
Toto představuje kombinovanou finanční hodnotu všech vydaných (odeslaných) a přijatých faktur v rámci vybraného období.
Vydané částky = Celková fakturovaná částka vašim klientům.
Přijaté částky = Celková fakturovaná částka vám od dodavatelů.
Použijte to k pochopení vašeho objemu finanční aktivity v průběhu času.
⏳ Čekající platby
Zobrazuje celkovou částku faktur, které jsou splatné, ale dosud nezaplacené.
Pomáhá vám sledovat váš peněžní tok a plánovat nadcházející finanční závazky nebo očekávané příjmy.
✅ Zaplacené faktury
Odráží počet a celkovou hodnotu faktur, které byly plně zaplaceny a označeny jako dokončené.
Užitečné pro sledování vyřízených transakcí a hodnocení výkonu inkasa.
⚠️ Zpožděné faktury
Zobrazuje faktury, které jsou po datu splatnosti a zůstávají nezaplacené.
Toto je kritická metrika pro identifikaci zpoždění plateb a řízení následných kroků nebo eskalací.
📝 Koncepty faktur
Toto jsou faktury, které byly vytvořeny, ale dosud nebyly finalizovány nebo odeslány.
Použijte tuto sekci k kontrole, dokončení nebo smazání konceptů faktur před jejich oficiálním vydáním.

5. Příchozí vs Odeslané faktury

Příchozí faktury

Představují účty , které obdržíte od dodavatelů nebo poskytovatelů služeb.
Sledovány pod "Výdaje"
Klíčové detaily: odesílatel, splatná částka, stav platby, datum splatnosti.

Odeslané (Vydané) faktury

Představují účty , které odesíláte klientům nebo partnerům.
Sledovány pod "Příjmy"
Ujistěte se, že jsou vyplněna povinná pole (viz níže) před vydáním.

6. Povinná pole pro faktury

Při vytváření nebo úpravě faktury jsou následující pole povinná:

Číslo faktury: Jedinečný identifikátor
Datum vydání: Datum, kdy byla faktura vytvořena
Datum splatnosti: Datum, do kterého se očekává platba
Částka: Celková hodnota faktury
Příjemce nebo Odesílatel: V závislosti na typu faktury
Měna: Obvykle automaticky vyplněna na základě profilu nebo systémových nastavení

📝 Neúplné faktury nelze odeslat.

7. Akce a ikony

Ikona	Popis
🧾 Ikona faktury	Zobrazit detaily faktury
✏️ Ikona úpravy	Upravit obsah faktury (pokud je povoleno)
🗑️ Ikona smazání	Trvale odstranit fakturu (s povolením)
🔗 Ikona propojení	Označuje propojení s externí bankovní službou

Přejeďte myší nad ikony v aplikaci, abyste viděli popisky s popisy.

🔒 Kontrola přístupu k účetním deníkům
Pouze oprávnění uživatelé mohou zobrazit a interagovat s účetními deníky v systému.

Přístup ke konkrétním deníkům je striktně založen na udělených oprávněních, což znamená, že uživatelé mohou vidět nebo spravovat pouze účetní záznamy, které jim byly explicitně přiřazeny.

To zajišťuje bezpečnost dat, důvěrnost a soulad s interními finančními politikami.

8. Propojení

Co jsou propojení?

Propojení integrují vaši aplikaci faktur s externími službami, jako jsou: - Bankovní účty (Slovenská republika a Česká republika) - Účetní software

Tato propojení umožňují aktualizace plateb v reálném čase, automatizované vyrovnávání a poznatky z těžby dat.

Nastavení propojení

Přejděte na "Nastavení propojení"
Vyberte službu (např. banka)
Ověřte svůj účet
Uložte a aktivujte propojení

Správa propojení

Upravit existující propojení, když se změní přihlašovací údaje
Odstranit stará/neaktivní propojení, aby se předešlo problémům se synchronizací
Stav propojení je viditelný prostřednictvím ikony 🔗