Uživatelská příručka pro servisní objednávky

Vítejte v Systému správy servisních objednávek!
Tato příručka vám pomůže orientovat se v systému, pochopit jeho klíčové funkce a efektivně spravovat servisní operace. Ať už vytváříte servisní objednávky, přiřazujete úkoly zaměstnancům nebo generujete finanční reporty, tento manuál poskytuje podrobné kroky a osvědčené postupy pro úspěšné používání.

1. Úvod

Servisní objednávka představuje formální požadavek na provedení konkrétních služeb v rámci organizace nebo pro externího klienta. Slouží jako centralizovaný záznam, který detailně popisuje, jaká práce má být provedena, kdo za ni odpovídá, kdy má být provedena a jak souvisí s interními zdroji a finanční strukturou (např. nákladová střediska).

Servisní objednávky se běžně používají pro správu požadavků na údržbu, profesionální služby, interní podpůrné úkoly nebo jakoukoli jinou provozní službu, která vyžaduje sledování, přiřazení a plnění.

Klíčové informace zaznamenané v servisní objednávce:

Název a číslo objednávky: Jedinečně identifikuje servisní požadavek.
Dodavatel nebo účet: Propojuje objednávku s konkrétním dodavatelem nebo interním oddělením.
Přiřazení pracovníci: Osoby nebo týmy odpovědné za splnění služby.
Typ objednávky: Určuje povahu objednávky (např. interní, externí, jednorázová, opakovaná).
Datum zahájení a ukončení: Definuje dobu trvání nebo termín služby.
Nákladové středisko (volitelné): Přiřazuje službu k rozpočtu nebo finančnímu sledování.
Stav objednávky: Sleduje aktuální stav (Koncept, Aktivní, Probíhá, Splněno, Uzavřeno).

Výhody používání servisních objednávek:

Centralizované sledování: Uchovává všechny informace o službách na jednom místě.
Odpovědnost: Jasně přiřazuje odpovědnost pracovníkům nebo týmům.
Finanční dohled: Podporuje alokaci nákladů díky integraci s nákladovými středisky.
Sledování plnění: Umožňuje sledovat dokončení úkolů prostřednictvím propojených záznamů o plnění.
Provozní efektivita: Zjednodušuje plánování, realizaci a reportování služeb.

Modul Servisní objednávky je nezbytný pro organizace, které chtějí formalizovat a zefektivnit proces zadávání, přiřazování a dokončování služeb napříč odděleními nebo s externími partnery.

2. Přehled systému servisních objednávek

Systém servisních objednávek je navržen pro zjednodušení správy služeb, přiřazování práce a sledování plnění. Podporuje celý životní cyklus servisní objednávky — od vytvoření po reportování — a nabízí nástroje jako filtry, exporty a přiřazení nákladových středisek pro finanční a provozní sledování.

Díky intuitivnímu designu a oprávněním podle rolí umožňuje tento systém jak provozním, tak administrativním uživatelům udržovat jasný přehled o poskytování služeb a přiřazení týmů.

3. Klíčové funkce

1. ➕ Vytvoření servisní objednávky

Přístup k formuláři

Přejděte na dashboard a klikněte na "Vytvořit objednávku".

Vyplnění formuláře

Zadejte důležité údaje jako:
Název objednávky
Číslo objednávky
Dodavatel
Přiřazený účet
Datum zahájení/ukončení
Typ objednávky (interní, externí, atd.)

Přiřazení pracovníků

Vyberte zaměstnance odpovědné za splnění servisní objednávky.

Přiřazení nákladového střediska

Volitelně vytvořte nebo vyberte nákladové středisko podle názvu objednávky pro snadnější finanční seskupení.

2. ⚙️ Správa objednávek

Upravit objednávku: Klikněte na tlačítko "Upravit" pro aktualizaci informací o objednávce.
Smazat objednávku: Trvale odstraňte objednávky, které již nejsou potřeba.
Zobrazit detaily objednávky: Přístup k detailnímu zobrazení, které ukazuje:
Přiřazení zaměstnanci
Stav plnění
Propojená nákladová střediska
Statistický přehled objednávky

3. 📦 Plnění objednávek

Vytvořit plnění: Generujte záznamy o plnění na základě provedené práce.
Přiřadit k nákladovému středisku: Propojte každé plnění s relevantním nákladovým střediskem pro přesné sledování rozpočtu.
Přehled plnění: Zobrazte všechna plnění spojená s objednávkou, včetně stavu a přiřazených pracovníků.

Automatizované plnění

Plnění servisních objednávek může být zcela automatizováno, pokud jsou splněny specifické systémové požadavky. Tato automatizace zjednodušuje proces uzavírání servisních objednávek a přesné alokace nákladů — šetří čas a snižuje lidské chyby.

Systémové požadavky pro automatizaci:

Výkazy práce: Všichni pracovníci přiřazení k objednávce musí mít odevzdané a schválené výkazy práce za období plnění.
Tarify: Každá zaznamenaná aktivita musí mít přiřazený tarif (hodinová sazba nebo náklad).
Schválení: Všechny záznamy ve výkazech práce musí být zkontrolovány a schváleny.

Co systém provádí automaticky:

Pokud jsou výše uvedené podmínky splněny, systém:
Automaticky splní objednávku za vybrané období.
Pokud je k objednávce přiřazeno nákladové středisko:
- Automaticky vytvoří finanční záznamy pro příslušné nákladové středisko pro měsíční finanční controlling.
- Tyto záznamy budou obsahovat:
- Kategorie nákladů
- Typ nákladu
- Datum
- Měna
- Propojený profil pracovníka
- Částka

Tato funkce zajišťuje, že jakmile jsou data o čase a nákladech ověřena, proces plnění může proběhnout bez manuálního zásahu — poskytuje spolehlivou a efektivní správu servisních objednávek.

4. 🔍 Filtry a vyhledávání

Vyhledávací pole

Použijte vyhledávací pole pro nalezení servisních objednávek podle názvu, čísla nebo klíčového slova.

Možnosti filtru

Stav objednávky: Aktivní, Probíhá, Uzavřeno
Časové období: Zobrazit objednávky vytvořené nebo splněné v rámci vlastního časového rámce.
Přiřazení pracovníci: Filtrovat podle konkrétních zaměstnanců.
Nákladové středisko: Zobrazit objednávky propojené s konkrétními nákladovými středisky pro finanční přehled.

5. 📈 Reporty a exporty

Generovat reporty: Vytvářejte podrobné reporty pro interní použití, audity nebo hodnocení výkonu.
Export dat: Stáhněte si data servisních objednávek ve formátu .XLSX pro externí analýzu a archivaci.

4. Přehled akcí a filtrů

Akce

Vytvořit objednávku – Zahájit novou servisní objednávku.
Upravit objednávku – Upravit detaily objednávky.
Smazat objednávku – Odstranit zastaralé nebo chybné objednávky.
Generovat dokumenty – Vytvořit tisknutelné dokumenty spojené s objednávkami.
Přiřadit k nákladovému středisku – Propojit plnění pro finanční sledování.

Filtry

Stav objednávky – Aktivní, Neaktivní, Uzavřeno
Časové období – Vlastní časové filtry
Přiřazení pracovníci – Filtrovat podle personálu
Nákladové středisko – Zobrazit objednávky podle konkrétního střediska

5. Systémová propojení

Správa zaměstnanců: Přímá integrace s profily zaměstnanců pro přiřazování práce.
Nákladová střediska: Plynulé propojení mezi servisními objednávkami a sledováním nákladů.
Modul reportů: Kombinujte data servisních objednávek s nástroji pro reportování pro strategickou analýzu.

6. Podpora a zdroje

Pokud narazíte na problémy nebo máte otázky:

Kontaktujte svou HR administraci pro vedení.
Online zdroje: Zkontrolujte Pulsawork Help Center pro návody a často kladené otázky.
Podpora Pulsawork: Obraťte se na podporu prostřednictvím portálu podpory.

Tato podrobná příručka vám pomůže efektivně používat Pulsawork's Service Order App, od jednoduchého vyhledávání po hromadné akce a extrakci dat pomocí AI. Přejeme úspěšné objednávání! 🚀

7. Často kladené otázky (FAQ)

Jak vytvořím novou servisní objednávku?

Přejděte na dashboard a klikněte na "Vytvořit objednávku". Vyplňte požadovaná pole a odešlete formulář.

Mohu upravit existující objednávku?

Ano. Vyberte objednávku a klikněte na "Upravit" pro úpravu libovolného pole.

Jak přiřadím plnění k nákladovému středisku?

Během procesu plnění použijte rozbalovací nabídku pro výběr příslušného nákladového střediska.

Co dělat, když narazím na chybu?

Pečlivě si přečtěte chybovou zprávu. Pokud si nejste jisti, kontaktujte svého systémového administrátora nebo podporu.

Jak mohu exportovat data objednávek?

Přejděte do sekce Reporty a použijte funkci Export pro stažení dat objednávek ve vámi preferovaném formátu.

Je možné filtrovat objednávky podle data?

Ano. Použijte časový filtr pro zobrazení objednávek vytvořených nebo splněných v konkrétním období.

Jak vypadá stránka?

Příklad tabulky servisních objednávek