Přeskočit obsah

Uživatelský manuál pro správu přepravních objednávek

Správa přepravních objednávek je klíčovou součástí moderní logistiky a řízení dodavatelského řetězce.
Tento manuál poskytuje kompletní návod, jak používat systém přepravních objednávek, včetně vytváření, úprav, správy a sledování přepravních objednávek. Zahrnuje také možnosti filtrování, exportu dat a klíčové integrační body — umožňuje uživatelům zefektivnit přepravní workflow.

1. Úvod

Přepravní objednávka je strukturovaný požadavek v logistickém systému, který definuje pohyb zboží z místa nakládky do místa doručení. Slouží jako centrální záznam pro správu detailů přepravy, včetně plánování, cen, dopravců a sledování plnění.

Přepravní objednávky jsou zásadní pro koordinaci a dokumentaci každé fáze doručovacího procesu, zajišťují, že všichni účastníci — dodavatelé, logističtí manažeři i dopravci — mají přístup ke stejným, přesným a aktuálním informacím.

Klíčové informace v přepravní objednávce:

  • Název a číslo objednávky: Unikátní identifikátory pro sledování a referenci.
  • Dodavatel a účet: Určuje, kdo zásilku odesílá a kdo ji přijímá.
  • Cena a měna: Celková cena přepravy včetně měny.
  • Důležitá data:
  • Datum nakládky: Kdy je zboží plánováno k vyzvednutí.
  • Očekávané datum doručení: Plánované datum doručení zboží.
  • Datum vykládky: Skutečné nebo potvrzené datum doručení.
  • Detaily přepravy:
  • Informace o vozidle, přívěsu a řidiči (interní nebo externí).
  • Volitelné přiřazení přepravní společnosti nebo individuálního dopravce.
  • Adresy:
  • Místa nakládky a doručení včetně země, města a PSČ.
  • Správce objednávky: Osoba odpovědná za dohled a správu objednávky.
  • Stav objednávky: Aktuální stav objednávky (např. Návrh, Aktivní, Dokončeno, Uzavřeno).

Výhody používání přepravních objednávek:

  • Lepší koordinace logistiky: Všichni účastníci mají jasné a jednotné informace o přepravě.
  • Sledování stavu v reálném čase: Manažeři mají přehled o průběhu objednávky od expedice po doručení.
  • Soulad a auditovatelnost: Uchovává záznamy o každé zásilce pro reporty, fakturaci a kontrolu.
  • Kontrola nákladů: Umožňuje sledovat náklady na přepravu, včetně vazby na ceny, dopravce a střediska nákladů.
  • Připraveno na integraci: Možnost synchronizace s API a dalšími moduly pro automatizované aktualizace a reporty.

Přepravní objednávka je základním prvkem řízení logistiky, umožňuje strukturovaný a spolehlivý provoz dodavatelského řetězce.

2. Přehled

Systém správy přepravních objednávek nabízí centralizovanou platformu pro správu celého životního cyklu přepravních operací. Od vytvoření objednávky po sledování plnění umožňuje uživatelům řídit logistické úkoly s přesností a přehledem.

Klíčové funkce zahrnují: - Vytváření a úpravy přepravních objednávek - Správa detailů objednávek a sledování plnění - Používání filtrů pro rychlé vyhledávání dat - Export dat pro reportování nebo archivaci - Integrace s externími API pro synchronizaci dat

3. Klíčové komponenty

1. 📋 Přehled přepravních objednávek

Vyhledávání a výběr

  • Použijte vyhledávací pole pro nalezení konkrétních objednávek podle názvu, čísla nebo klíčových slov.
  • Vyberte více objednávek pro hromadné akce jako generování dokumentů nebo export.

Akce

  • Vytvořit objednávku – Otevřete formulář pro registraci nové přepravní objednávky.
  • Upravit objednávku – Aktualizujte existující údaje objednávky.
  • Zobrazit detaily – Prohlédněte si kompletní informace o objednávce včetně ceny, přepravy a logistiky.
  • Smazat objednávku – Odstraňte neaktuální nebo chybné objednávky (vyžaduje oprávnění).

Hromadné akce a export

  • Generovat dokumenty – Vytvořte přepravní nebo doručovací dokumenty pro vybrané objednávky.
  • Export do Excelu – Stáhněte si strukturovaný soubor .xlsx s vybranými objednávkami pro offline analýzu nebo reportování.

2. 📝 Detaily objednávky

Každá přepravní objednávka obsahuje klíčová pole pro sledování:

  • Číslo a název objednávky – Unikátní identifikátory každé objednávky.
  • Dodavatel a účet – Strany spojené s objednávkou.
  • Cena a měna – Celková cena objednávky a použitá měna.
  • Data:
  • Datum nakládky
  • Očekávané datum doručení
  • Datum vykládky
  • Detaily přepravy:
  • Informace o vozidle, přívěsu a řidiči
  • Interní nebo externí logistické přiřazení
  • Správce objednávky – Osoba odpovědná za správu přepravy.
  • Stav objednávky – Aktuální fáze životního cyklu (např. Aktivní, Uzavřeno).

3. ✏️ Vytváření a úprava objednávky

Při vytváření nebo úpravě objednávky budete vyzváni k vyplnění následujících polí:

  • Název a číslo objednávky
  • Dodavatel a účet
  • Náklady a měna
  • Důležitá data: nakládka, doručení, vykládka
  • Detaily přepravy: výběr z interních řidičů nebo externích dopravců
  • Adresy:
  • Adresa nakládky (město, země, PSČ)
  • Adresa doručení (město, země, PSČ)

4. 🔍 Možnosti filtrování

Použijte filtry v přehledu objednávek pro zjednodušení vyhledávání a reportování:

  • Datum: Filtrování podle data nakládky nebo doručení.
  • Adresa: Filtrování podle lokace — město, země nebo PSČ pro nakládku i doručení.
  • Správce objednávky: Filtrování podle odpovědné osoby.
  • Stav: Zobrazení objednávek podle jejich stavu (např. Aktivní, Uzavřeno).
  • Štítky: Filtrování podle vlastních tagů.
  • Fakturační stav: Zobrazení pouze fakturovaných nebo nefakturovaných objednávek.

4. Propojení a integrace

  • API rozhraní: Systém podporuje RESTful API pro umožnění externím aplikacím načítat nebo aktualizovat data přepravních objednávek.
  • Oprávnění a role:
  • Některé akce (např. mazání objednávek, export dat) mohou být omezeny podle uživatelské role.
  • Ujistěte se, že váš účet má potřebná oprávnění pro přístup ke konkrétním funkcím.

5. Podpora a zdroje

Pokud narazíte na problémy nebo máte dotazy:

  • Kontaktujte HR administraci pro radu.
  • Online zdroje: Navštivte Pulsawork Help Center pro návody a často kladené otázky.
  • Pulsawork podpora: Obracejte se přes portál podpory.

Tento podrobný manuál vám pomůže efektivně využívat aplikaci Přepravní objednávky Pulsawork — od jednoduchého vyhledávání po hromadné akce a AI extrakci dat. Přejeme úspěšné objednávání! 🚀

6. Nejčastější dotazy (FAQ)

Jak vytvořím novou přepravní objednávku?

Přejděte do Přehledu přepravních objednávek, klikněte na "Vytvořit objednávku", vyplňte formulář a odešlete jej.

Mohu upravit existující objednávku?

Ano. Klikněte na "Upravit" vedle objednávky v seznamu a aktualizujte potřebná pole.

Jak mohu filtrovat objednávky podle data?

Použijte datumové filtry v přehledu objednávek pro zúžení výsledků podle data nakládky nebo doručení.

Co dělat, když narazím na chybu?

Zkontrolujte chybovou hlášku. Ujistěte se, že jsou vyplněna všechna povinná pole. Pokud problém přetrvává, kontaktujte podporu systému.

Jak mohu exportovat data objednávek?

V přehledu objednávek použijte možnost "Export do Excelu" pro stažení vybraných dat objednávek ve formátu .xlsx.

Jaká oprávnění jsou potřeba pro správu objednávek?

Oprávnění závisí na uživatelské roli. Pokročilé akce jako mazání nebo export mohou provádět pouze oprávnění uživatelé (např. manažeři nebo vedoucí logistiky).

Jak vypadá stránka?

Příklad tabulky přepravních objednávek