Uživatelský manuál aplikace Docházka

Aplikace Docházka je výkonný a uživatelsky přívětivý nástroj určený ke správě docházky zaměstnanců, sledování pracovní doby a plánování směn. Podporuje jak zaměstnance, tak HR týmy díky funkcím pro sledování v reálném čase, plánování docházky, opravy a reportování.

S aplikací Docházka mohou zaměstnanci snadno zaznamenávat příchody/odchody, spravovat přestávky a kontrolovat svou týdenní docházku. HR pracovníci mohou plánovat měsíční rozvrhy, porovnávat plánovanou a skutečnou docházku, spravovat opravy a generovat detailní reporty. Aplikace zajišťuje transparentnost, přesnost a efektivitu při sledování docházky a podporuje dodržování firemních politik.

1. Přehled

Aplikace Docházka je komplexní nástroj pro správu docházky zaměstnanců, pracovních rozvrhů a sledování pracovní doby. Nabízí různé pohledy a funkce pro zaměstnance i HR pracovníky pro efektivní správu docházkových záznamů.

Klíčové funkce

Sledování pracovní doby: Zaznamenává začátek a konec pracovní doby zaměstnanců
Správa přestávek: Sleduje přestávky během pracovní doby
Sledování pracoviště: Monitoruje, kde zaměstnanci pracují
Plánování docházky: Umožňuje HR plánovat a spravovat rozvrhy
Systém oprav: Řeší úpravy docházkových záznamů
Reportování: Poskytuje různé pohledy a exporty docházkových dat

2. Přístup do modulu Docházka

Přihlaste se do systému
Přejděte do sekce HR na hlavním panelu
Klikněte na položku menu "Docházka"
Budete přesměrováni do modulu Docházka

Navigace

Modul je dostupný z hlavního HR panelu
Různé pohledy jsou dostupné podle oprávnění uživatele
Rozhraní umožňuje snadné přepínání mezi pohledy docházky

3. Moje docházka

Zobrazení vlastní docházky

Pohled "Moje docházka" zobrazuje vaše osobní docházkové informace:

Aktuální stav

Pracovní stav: Zobrazuje, zda právě pracujete nebo jste na přestávce
Aktuální pracoviště: Zobrazuje vaše přiřazené pracoviště
Dnešní odpracované hodiny: Zobrazuje počet hodin odpracovaných dnes
Graf minulého týdne: Grafické znázornění vaší docházky

Přehled minulého týdne

Zobrazuje docházková data za předchozí týden
Zobrazuje denní pracovní hodiny
Zvýrazňuje absence nebo speciální případy
Poskytuje rychlý přehled o vašem docházkovém vzoru

Samoobslužné akce

Akce, které můžete provádět pro správu vlastní docházky:

Začátek/konec pracovní doby

Začít práci: Zaznamená začátek pracovní doby
Ukončit práci: Zaznamená konec pracovní doby
Systém automaticky zaznamenává čas
Stav je viditelný pro HR a nadřízené

Správa přestávek

Začít přestávku: Zaznamená začátek přestávky
Ukončit přestávku: Zaznamená návrat z přestávky
Délka přestávky: Zobrazuje délku přestávky
Historie přestávek: Sleduje všechny přestávky během dne

Informace o pracovišti

Zobrazuje vaše přiřazené pracoviště
Zobrazuje detaily pracoviště
Aktualizuje se při změně pracoviště

4. Denní přehled

Funkce

Denní přehled poskytuje komplexní pohled na docházku všech zaměstnanců v konkrétní den:

Možnosti zobrazení

Výběr data: Vyberte libovolné datum
Filtr podle oddělení: Filtrování podle oddělení/jednotky
Přehled stavu: Zobrazení docházkového stavu všech zaměstnanců
Detailní záznamy: Přístup k individuálním docházkovým detailům

Dostupné akce

Zobrazit záznamy:
Klikněte na jméno zaměstnance pro detaily
Zobrazte časy docházky
Zkontrolujte záznamy přestávek
Zobrazte přiřazení pracoviště
Provádět opravy:
Upravit časy docházky
Upravit záznamy přestávek
Aktualizovat informace o pracovišti
Přidat poznámky nebo komentáře
Export dat:
Export do Excel/CSV
Generovat reporty
Uložit docházkové záznamy

5. Správa zaměstnanců

Funkce správy zaměstnanců

Tato sekce umožňuje HR spravovat docházkové záznamy zaměstnanců:

Týdenní správa

Zobrazit týdenní záznamy: Zobrazit docházku za celý týden
Provádět úpravy: Upravit docházkové záznamy
Přidat poznámky: Přidat komentáře nebo vysvětlení
Sledovat změny: Monitorovat úpravy docházky

Správa docházkových bonusů

Přidělit bonusy: Přidat docházkové bonusy
Nastavit kritéria: Definovat podmínky pro bonusy
Sledovat využití: Monitorovat využití bonusů
Generovat reporty: Vytvářet reporty o bonusech

Správa dlouhodobých absencí

Evidovat absence: Zaznamenat dlouhodobé absence
Nastavit dobu trvání: Definovat období absence
Přiložit dokumentaci: Přiložit podpůrné dokumenty
Sledovat stav: Monitorovat stav absence

Sledování historie

Zobrazit změny: Zobrazit všechny úpravy
Sledovat, kdo provedl změny: Záznam o uživatelích, kteří provedli změny
Časové razítka změn: Kdy byly změny provedeny
Detaily změn: Co bylo upraveno

6. Plánovač docházky

Funkce plánování

Plánovač docházky pomáhá HR spravovat rozvrhy zaměstnanců:

Měsíční plánování

Výběr měsíce: Zvolte měsíc pro plánování
Výběr oddělení: Filtrování podle oddělení
Přiřazení zaměstnanců: Přiřazení pracovních rozvrhů
Tvorba rozvrhů: Vytváření pracovních vzorů

Možnosti zobrazení

Měsíční pohled:
Zobrazit celý měsíc najednou
Plánovat dlouhodobé rozvrhy
Sledovat měsíční vzory
Týdenní pohled:
Zaměřit se na týdenní rozvrhy
Plánovat krátkodobé úkoly
Sledovat týdenní vzory

Možnosti konfigurace

Nastavení časového období:
Výběr roku
Výběr měsíce
Filtrování podle oddělení
Filtrování podle typu smlouvy
Nastavení zobrazení:
Vyloučit víkendy
Vyloučit svátky
Zobrazit týdenní hodiny
Vlastní možnosti zobrazení

Dostupné akce

Generovat plány:
Vytvořit nové plány docházky
Upravit existující plány
Kopírovat předchozí plány
Validovat rozvrhy
Uložit a aktualizovat:
Uložit změny
Aktualizovat existující plány
Sledovat úpravy
Správa verzí
Možnosti exportu:
Export do Excelu
Generovat PDF reporty
Sdílet rozvrhy
Archivovat plány

7. Porovnání plán vs. realita

Funkce

Tato sekce porovnává plánovanou a skutečnou docházku:

Porovnávací pohledy

Měsíční porovnání:
Zobrazit celý měsíc
Porovnat plánované vs. skutečné
Sledovat odchylky
Identifikovat vzory
Týdenní porovnání:
Zaměřit se na týdenní data
Sledovat týdenní odchylky
Monitorovat trendy
Analyzovat vzory

Možnosti zobrazení

Nastavení filtrů:
[ ] Vyloučit víkendy
[ ] Vyloučit svátky
[ ] Zobrazit týdenní hodiny
[ ] Vlastní filtry
Nastavení zobrazení:
Barevné označení odchylek
Zvýraznění nesrovnalostí
Zobrazit detaily
Přizpůsobit zobrazení

Dostupné akce

Zobrazit záznamy:
Zkontrolovat individuální záznamy
Porovnat rozvrhy
Zobrazit detaily
Sledovat změny
Provádět opravy:
Upravit záznamy
Aktualizovat plány
Přidat poznámky
Sledovat úpravy
Export reportů:
Generovat porovnávací reporty
Exportovat data
Vytvářet souhrny
Sdílet výsledky

8. Opravy

Funkce

Sekce Opravy slouží ke správě úprav docházkových záznamů:

Typy oprav

Docházkové záznamy:
Úpravy času příchodu
Úpravy času odchodu
Opravy přestávek
Aktualizace pracoviště
Záznamy absencí:
Úpravy dovolené
Úpravy nemocenské
Ostatní absence
Speciální případy

Proces opravy

Zadání opravy:
Vyberte záznam k opravě
Zadejte detaily opravy
Přidejte vysvětlení
Odešlete ke schválení
Proces schvalování:
HR zkontroluje opravu
Schválí nebo zamítne
Přidá komentář
Sledování stavu
Sledování historie:
Zobrazit všechny opravy
Sledovat stav schválení
Monitorovat změny
Generovat reporty

9. Osvědčené postupy

Pro zaměstnance

Denní docházka:
Začínejte práci včas
Přesně zaznamenávejte přestávky
Správně ukončujte práci
Okamžitě hlaste problémy
Time management:
Dodržujte rozvrh
Využívejte plánované přestávky
Hlašte změny
Udržujte záznamy přesné

Pro HR pracovníky

Správa docházky:
Pravidelně kontrolujte záznamy
Rychle zpracovávejte opravy
Sledujte vzory
Proaktivně řešte problémy
Plánování:
Plánujte s předstihem
Zohledňujte svátky
Řešte speciální případy
Pravidelně aktualizujte plány

10. Bezpečnostní poznámky

Úrovně přístupu

Přístup zaměstnance:
Zobrazit vlastní docházku
Zaznamenávat pracovní časy
Zadávat opravy
Zobrazit osobní reporty
Přístup HR:
Zobrazit všechny záznamy
Spravovat opravy
Vytvářet plány
Generovat reporty
Přístup nadřízeného:
Zobrazit záznamy týmu
Schvalovat opravy
Sledovat docházku
Generovat týmové reporty

Ochrana dat

Všechna docházková data jsou důvěrná
Přístup je řízen podle rolí
Změny jsou logovány
Pravidelné bezpečnostní audity

11. Řešení problémů

Běžné problémy a řešení

Záznam docházky:
Problém: Nelze zahájit/ukončit pracovní den
Řešení: Vymažte cache, obnovte stránku, zkontrolujte oprávnění
Problém: Přestávky se nezaznamenávají
Řešení: Ověřte nastavení přestávek, zkontrolujte stav systému
Problém: Nesprávné pracoviště
Řešení: Aktualizujte přiřazení pracoviště, kontaktujte HR
Problémy s přístupem:
Problém: Přístup k funkci odepřen
Řešení: Požádejte o oprávnění, ověřte nastavení role
Problém: Nesprávné zobrazení dat
Řešení: Zkontrolujte filtry, obnovte data, kontaktujte podporu

12. Podpora a zdroje

Pokud narazíte na problémy nebo máte dotazy:

Kontaktujte HR administrátora pro radu.
Online zdroje: Navštivte Pulsawork Help Center pro návody a FAQ.
Podpora Pulsawork: Obraťte se přes portál podpory.

Tento podrobný manuál vám pomůže efektivně využívat aplikaci Docházka Pulsawork – od jednoduchého vyhledávání po hromadné akce a AI extrakci dat. Hodně štěstí! 🚀

Poznámka: Tento manuál poskytuje detailní vysvětlení všech funkcí a akcí v aplikaci Docházka. Pro konkrétní dotazy nebo další podporu kontaktujte své HR oddělení nebo správce systému.

13. Nejčastější dotazy (FAQ)

Jak zahájím a ukončím pracovní den v aplikaci Docházka?

Pracovní den zahájíte kliknutím na "Začít práci" v sekci Moje docházka. Pro ukončení klikněte na "Ukončit práci" – systém čas zaznamená automaticky.

Mohu v aplikaci Docházka zaznamenávat přestávky?

Ano, použijte tlačítka "Začít přestávku" a "Ukončit přestávku" v sekci Moje docházka. Všechny přestávky budou evidovány v historii přestávek.

Co dělat, když je můj docházkový záznam nesprávný?

Přejděte do sekce Opravy, vyberte záznam, zadejte opravu s poznámkou a vyčkejte na schválení HR.

Jak zobrazím týdenní přehled své docházky?

V sekci Moje docházka najdete graf minulého týdne a denní rozpis odpracovaných hodin a absencí.

Mohu vidět, kde jsem každý den přiřazen k práci?

Ano, panel Informace o pracovišti v sekci Moje docházka zobrazuje vaše přiřazené pracoviště na daný den.

Jak HR plánuje můj pracovní rozvrh?

HR využívá modul Plánovač docházky k tvorbě týdenních nebo měsíčních rozvrhů podle oddělení, typu smlouvy a potřeb firmy.

Co je funkce 'Porovnání plán vs. realita'?

Tato funkce porovnává váš plánovaný rozvrh se skutečně zaznamenanou docházkou a zvýrazňuje rozdíly pro HR.

Jak se v aplikaci spravují dlouhodobé absence?

HR může evidovat dlouhodobé absence v sekci Správa zaměstnanců, zadat dobu trvání a přiložit dokumentaci.

Mohu sledovat změny v mých docházkových záznamech?

Ano, aplikace loguje všechny úpravy s časovým razítkem a informací, kdo změnu provedl.

Jak mohu exportovat své docházkové záznamy?

Použijte Denní přehled nebo Plánovač docházky pro export dat do Excelu, CSV nebo PDF podle svých oprávnění.

Co dělat, když nemohu přistupovat k aplikaci Docházka?

Zkontrolujte svá uživatelská oprávnění nebo kontaktujte HR oddělení či správce systému.

Jak systém řeší docházkové bonusy?

HR může přidělovat bonusy v sekci Správa zaměstnanců, nastavit kritéria a generovat reporty o využití bonusů.

Co když zapomenu zaznamenat příchod nebo odchod?

Můžete požádat o opravu v sekci Opravy zadáním chybějícího času a vysvětlení ke schválení HR.

Mohu vidět docházku celého svého týmu?

Pokud máte oprávnění nadřízeného, použijte Denní přehled pro zobrazení denního stavu týmu, přestávek a přiřazení pracovišť.

Jak se v plánování docházky zohledňují svátky?

HR může v Plánovači docházky nastavit vyloučení víkendů a svátků při tvorbě rozvrhů.

Jaké reporty může HR generovat z aplikace Docházka?

HR může generovat reporty docházky, porovnání plán vs. realita, souhrny absencí a reporty o bonusech v různých formátech.

Jak je chráněna má docházková data?

Všechna data jsou důvěrná, přístup je řízen podle rolí a změny jsou logovány. Systém provádí pravidelné audity bezpečnosti.

Mohu zobrazit a spravovat historii svých přestávek?

Ano, sekce Moje docházka poskytuje detailní historii přestávek pro každý den včetně délky a času.

Co když je nesoulad mezi plánem a realitou?

HR může porovnat záznamy, provést opravy a upravit plány nebo záznamy dle potřeby. Nesrovnalosti jsou zvýrazněny pro snadnou kontrolu.

Jak často bych měl kontrolovat své docházkové záznamy?

Doporučuje se kontrolovat denně a v případě chyby ihned zadat opravu.

Jak vypadá stránka?

Příklad aplikace Docházka