Manuál pro správu smluv

Stránka Smlouvy vám poskytuje kompletní přehled o pracovních smlouvách. Můžete vyhledávat, filtrovat, exportovat data a provádět různé akce (například vytváření, úpravy nebo ukončení smlouvy) přímo z hlavního panelu. Všechny interakce probíhají pomocí intuitivních tlačítek, modálních oken a nabídek.

1. Začínáme

Přístup na stránku

Navigační lišta:
V horní části hlavního panelu uvidíte drobečkovou navigaci (např. „Smlouvy“). Kliknutím na drobečkovou navigaci zobrazíte svou aktuální pozici a můžete přejít do vyšších modulů.
Modulové menu:
Přepínejte mezi moduly (Smlouvy, Dodatky, Ukončení) pomocí označených tlačítek s ikonami.

Popis stavů smluv

Aktivní:
Smlouva je aktuálně platná a v účinnosti. Zaměstnanec pracuje podle podmínek této smlouvy.
Výpovědní doba:
Smlouva je stále aktivní, ale byla podána formální výpověď. Zaměstnanec pracuje po dobu výpovědi před konečným ukončením.
Podepsáno:
Smlouva byla formálně podepsána všemi požadovanými stranami, ale nemusí být ještě aktivní (například pokud je datum nástupu v budoucnu).
Expirovaná:
Smlouva dosáhla svého konce bez prodloužení. Pracovní poměr na základě této smlouvy skončil.
Ukončená:
Smlouva byla oficiálně ukončena před plánovaným datem, dobrovolně nebo nedobrovolně.
Vše:
Zobrazí všechny smlouvy bez ohledu na jejich aktuální stav, poskytuje kompletní přehled aktivních, podepsaných, expirovaných a ukončených smluv.

2. Přehled zobrazení seznamu smluv

Rozvržení tabulky

Tabulka smluv obsahuje tyto klíčové sloupce: - Číslo smlouvy - Zaměstnanec - Zaměstnavatel - Oddělení/útvar - Typ smlouvy, fond, mzda, dovolená - Platnost (od/do/na dobu neurčitou) - Registrace pojištění (barevné ikony) - Poznámky a dokumenty (rychlý přístup) - Stav (aktivní, výpovědní doba, podepsáno, ukončeno)

Navigace v tabulce

Klikací jména zaměstnanců: Otevře profil zaměstnance v nové záložce.
Akční ikony: Úprava, zobrazení bonusů nebo další interakce se záznamem.

3. Možnosti filtrování a vyhledávání

Vyhledávací pole a rychlé filtry

Textové vyhledávání: Zadejte klíčová slova (zaměstnanec, číslo smlouvy, útvar) pro filtrování.
Tlačítka filtrů: Tlačítka podle stavu (Aktivní, Výpovědní doba, Návrh, Podepsáno, Expirovaná, Ukončená, Vše) s počty záznamů.

Pokročilé filtry

Panel filtrů: Nastavte typ smlouvy, útvar, data, rozsah mzdy atd.
Výběr data: Filtrování smluv podle časového rozmezí.
Dynamické rozbalovací nabídky: Snadný výběr útvarů, pozic, zakázek, skupin a dalších možností.

4. Provádění akcí se smlouvami

Hromadné akce

Zaškrtávací políčka: Vyberte jednu nebo více smluv.

Nabídka hromadných akcí: Proveďte akce jako:

Generování dokumentů:
Umožňuje generovat oficiální dokumenty (například smlouvy nebo souhrny) pro více vybraných smluv najednou. Průvodce v modálním okně vás provede procesem generování. Dokumenty jsou generovány na základě šablon vytvořených v modulu Šablony v Nastavení. Pokud nemáte vytvořenou šablonu, systém zobrazí Žádné dokumenty k vygenerování.
Přidání dodatků ke smlouvě:
Umožňuje vytvořit dodatky ke smlouvám (např. změny mzdy, úvazku nebo pozice) pro více smluv najednou. Tato akce otevře modální okno pro zadání detailů dodatku a lze ji použít pro více smluv. Každý dodatek je vytvořen na základě zvolené šablony v modulu Šablony. Pokud nemáte vytvořenou šablonu, systém zobrazí Žádné dodatky k vytvoření. Číslování dodatků je automatické.
Přiřazení bonusů:
Přidělujte bonusy nebo odměny hromadně. Vhodné pro přidělení standardních bonusů zaměstnancům s podobnými smlouvami.
Přiřazení k pracovním/servisním zakázkám:
Hromadně přiřaďte vybrané smlouvy ke konkrétním pracovním nebo servisním zakázkám. Tato akce otevře modální okno pro zadání detailů zakázky. Lze přiřadit pouze již vytvořené aktivní zakázky. Pokud nejsou k dispozici žádné aktivní zakázky, seznam bude prázdný a novou zakázku nelze vytvořit přímo z této akce.
Změna útvaru:
Změňte přiřazené oddělení nebo útvar více zaměstnancům najednou. Užitečné při reorganizaci týmů nebo přesunu skupin zaměstnanců.
Aktualizace sekundární pauzy:
Hromadně aktualizujte nastavení smluv, například sekundární pauzu (využívá se v plánování směn nebo výpočtu pracovní doby). Tato akce souvisí s modulem Plánování v aplikaci Docházka.
Nastavení účetního: Nastavení účetního pro mzdy u aktuálně vybraných smluv. Po výběru této možnosti se otevře modální okno pro konfiguraci notifikací účetního. Zahrnuje nastavení e-mailu účetního, kterému bude zasláno upozornění při podpisu nebo ukončení smlouvy. Pokud již máte nastaveného účetního pro firmu/útvar a není třeba jej měnit, tuto akci můžete přeskočit. Nastavení účetního pro firmu/útvar najdete v aplikaci Organizace v detailu firmy/útvaru v organizační struktuře. Nastavení účetního lze změnit i hromadně pro více smluv.

Individuální akce v řádku

Vytvořit/upravit smlouvu: Použijte tlačítko „Vytvořit“ pro otevření formuláře smlouvy.
Upravit smlouvu: Klikněte na ikonu tužky; některé smlouvy (např. ukončené) nemusí být editovatelné. Úprava aktivní smlouvy je možná pouze se speciálním oprávněním. Bez tohoto oprávnění lze upravovat pouze návrhy (tedy smlouvy, které ještě nejsou podepsané).
Ukončit smlouvu: Otevře modální okno pro zpracování ukončení.
Smazat smlouvu: Odstraňte smlouvu po potvrzení. Tato akce je nevratná a dostupná pouze se speciálním oprávněním.
Zobrazit/přidat poznámky a dokumenty: Použijte ikony pro správu doplňujících informací nebo souborů.
Podepsat smlouvu: Podepište smlouvu speciálním tlačítkem. Bez podpisu není smlouva aktivní a zůstává ve stavu návrhu.
Správa dokumentů: Otevře modální okno pro správu dokumentů ke smlouvě. Nahrané dokumenty se zobrazují v samostatném panelu a v detailu profilu pod záložkou Dokumenty.

Nástroje pro export a import

Export dat: Exportujte filtrovaný pohled do formátu XLSX.
Import stavu dovolené: Nahrajte data o dovolené pomocí speciálního modálního okna. Pokud je povolena měsíční mzda, systém automaticky vypočítá dny dovolené na základě importovaných dat. Pokud mzdy nejsou povoleny, můžete dny dovolené zadat ručně.

5. Modální rozhraní a vyskakovací okna

Co jsou modální okna?

Vyskakovací okna používaná pro úkoly bez opuštění stránky: - Formulář smlouvy - Generování dokumentů - Poznámka ke smlouvě - Detail registrace pojištění - Modály pro bonusy/změnu útvaru

Práce s modálními okny

Otevřít: Klikněte na příslušné ikony (Upravit, Ukončit, Spravovat dokumenty).
Odeslat: Vyplňte pole a klikněte na „Uložit“ nebo „Odeslat“.
Zrušit: Zavřete okno kliknutím mimo nebo tlačítkem zrušit.

6. Další funkce

Integrovaná správa dokumentů

Správa dokumentů: Nahrávejte, upravujte nebo odstraňujte soubory ke smlouvám.
Hromadné generování dokumentů: Využijte hromadnou akci pro vytvoření dokumentů pro více smluv.

Přizpůsobení a nastavení

Modulární design: Přizpůsobte filtry, hromadné akce a zobrazte statistiky.
Statistický pohled: Počty v reálném čase se automaticky aktualizují podle filtrů (pozice, typ smlouvy, útvar, pohlaví, délka smlouvy).

7. Přehled frontendových integrací

Aktualizace v reálném čase: Automatické obnovení dat s toast notifikacemi.
Responzivní design: Použitelné na počítačích i tabletech.
Oprávnění podle rolí: Některé akce mohou být omezeny podle uživatelských rolí.
Možnosti exportu: Soubory se stahují jako XLSX s výchozími názvy jako "smlouvy".

8. Řešení problémů a podpora

Tento podrobný manuál vám pomůže efektivně využívat aplikaci Smlouvy Pulsawork – od jednoduchého vyhledávání po hromadné akce a AI extrakci dat. Hodně úspěchů! 🚀

Pokud narazíte na problémy nebo máte dotazy:

Kontaktujte HR administrátora pro radu.
Online zdroje: Navštivte Pulsawork Help Center pro návody a FAQ.
Podpora Pulsawork: Obraťte se přes portál podpory.

Závěr

Díky tomuto manuálu mohou i netechnicky zaměření uživatelé s jistotou spravovat stránku Smlouvy, používat filtry, provádět akce a efektivně spravovat data o smlouvách v aplikaci Zaměstnanci.

Užijte si zjednodušenou správu smluv!

Nejčastější dotazy (FAQ)

Jak vytvořím novou pracovní smlouvu?

Pro vytvoření nové smlouvy klikněte na tlačítko „Vytvořit“ v horní části stránky Smlouvy. Otevře se modální formulář, kde vyplníte všechny potřebné údaje jako zaměstnanec, typ smlouvy, mzda, data a přiřazený útvar.

Mohu upravit existující smlouvu?

Ano, klikněte na ikonu tužky (upravit) v řádku smlouvy pro otevření smlouvy k úpravě. Upozorňujeme, že ukončené smlouvy nebo smlouvy v jiném stavu než návrh mohou mít omezení pro úpravy bez speciálního oprávnění.

Jak ukončím smlouvu?

Použijte ikonu ukončení v řádku smlouvy. Otevře se modální okno, kde můžete zpracovat ukončení, zadat důvod a nastavit datum účinnosti.

K čemu slouží filtry stavu jako Aktivní, Návrh nebo Ukončená?

Stavové filtry umožňují rychle zobrazit smlouvy podle jejich aktuálního stavu. Například kliknutím na „Aktivní“ zobrazíte pouze probíhající smlouvy, zatímco „Ukončená“ zobrazí dokončené smlouvy. Každý stav také zobrazuje počet smluv.

Mohu provádět hromadné akce nad více smlouvami?

Ano, vyberte více smluv pomocí zaškrtávacích políček a otevřete nabídku hromadných akcí. Můžete generovat dokumenty, přiřazovat bonusy, měnit útvary nebo aktualizovat nastavení pro všechny vybrané smlouvy.

Jak exportuji data o smlouvách?

Použijte tlačítko Export (ikona stahování) pro export aktuálního zobrazení smluv do XLSX souboru. Exportovaná data odpovídají použitým filtrům.

Je možné nahrávat dokumenty ke smlouvě?

Ano, použijte ikonu Správa dokumentů v každém řádku smlouvy pro nahrání, úpravu nebo odstranění souborů, jako jsou podepsané kopie nebo certifikáty.

Co znamená varování u registrace pojištění?

Ikony registrace pojištění (barevné) indikují stav. Varování nebo červená ikona může znamenat chybějící nebo neúplnou registraci. Klikněte na ikonu pro detailní informace a další kroky.

Mohu importovat stavy dovolené do smluv?

Ano, můžete importovat data o dovolené pomocí modálního okna Import stavu dovolené v nastavení. Import musí být proveden pomocí XLSX souboru.

Co dělat, když nevidím některé akce jako smazání smlouvy?

Akce jako mazání nebo úpravy mohou vyžadovat speciální oprávnění. Pokud možnost chybí, kontaktujte správce systému pro ověření vašich práv.

Jak přiřadím smlouvu ke konkrétnímu oddělení nebo útvaru?

Můžete přiřadit nebo změnit útvar pomocí možnosti upravit smlouvu. Ve formuláři smlouvy přejděte na pole útvar a vyberte správné oddělení z rozbalovací nabídky.

Co znamená pole 'Fond' ve smlouvě?

Pole Fond představuje pracovní úvazek zaměstnance dle smlouvy. Obvykle se udává v hodinách za týden nebo měsíc.

Mohu zobrazit všechny smlouvy, které brzy expirují?

Ano, použijte pokročilé filtry nebo seřaďte smlouvy podle data ukončení. Můžete také filtrovat podle stavu nebo vytvořit vlastní filtr pro zobrazení smluv končících v určitém období.

Jak vygeneruji smluvní dokumenty pro více zaměstnanců najednou?

Použijte možnost Hromadná akce – Generovat dokumenty. Vyberte smlouvy, klikněte na akci a postupujte podle průvodce pro vygenerování požadovaných dokumentů pro všechny vybrané záznamy.

Lze sledovat historii smlouvy nebo změn?

Aktualizace smluv najdete v modulech Dodatky a Ukončení. Můžete zobrazit historii změn smlouvy. Některé implementace mohou zobrazovat i historii verzí. Zkontrolujte Poznámky ke smlouvě nebo se zeptejte správce.

Co se stane, když smlouva nemá datum ukončení?

Pokud není uvedeno datum ukončení, smlouva je považována za „na dobu neurčitou“ a v tabulce smluv bude takto zobrazena.

Jak spravovat bonusy ke smlouvě?

Bonusy lze přidávat pomocí možnosti „Přiřadit bonusy ke smlouvě“ buď individuálně, nebo hromadně. Otevře se modální okno pro definici typů a hodnot bonusů.

Co znamená stav registrace pojištění v tabulce smluv?

Toto pole zobrazuje stav registrace sociálního a zdravotního pojištění. Zelená znamená registrováno, červená nebo varovná barva značí neúplnou nebo chybějící registraci. Požadavky jako nahrání potvrzení najdete v detailu.

Jak aktualizuji oddělení nebo útvar u více smluv najednou?

Vyberte smlouvy pomocí zaškrtávacích políček a použijte možnost „Změnit útvar“ v nabídce hromadných akcí pro aktualizaci útvaru u více smluv současně.

Co dělat, když je exportovaný soubor prázdný nebo chybí smlouvy?

Ujistěte se, že vaše filtry neomezují zobrazení. V případě potřeby filtry resetujte a zkuste export znovu. Pokud problém přetrvává, kontaktujte administrátora nebo podporu.

Jak vypadá stránka?

Příklad tabulky smluv