Přeskočit obsah

Manuál pro správu víz a pobytů

Vítejte v aplikaci Víza a pobyty, která je určena pro HR a firemní administrátory k efektivní správě víz, povolení k pobytu a identifikačních dokladů zahraničních zaměstnanců. Tento manuál vysvětluje funkce aplikace, navigaci v rozhraní a provádění individuálních i hromadných akcí – bez nutnosti technických znalostí.

1. Úvod

Aplikace Víza a pobyty je součástí vašeho HR dashboardu a zaměřuje se na správu procesů pracovního povolení pro zahraniční zaměstnance. Ať už vytváříte, upravujete nebo sledujete žádosti o víza, povolení k pobytu či záznamy o identifikačních dokladech, tato aplikace vám pomůže udržet pořádek a aktuálnost v souladu s legislativou a evidencí.

2. Klíčové funkce

  • Záložková navigace: Snadné přepínání mezi „Vízami a pobyty“ a „Identifikačními doklady“.
  • Přehled záznamů: Zobrazení kompletního seznamu všech procesů víz a pobytů.
  • Vyhledávání a filtrování: Rychlé zúžení záznamů podle stavu, dat, státní příslušnosti, účelu pobytu a dalších kritérií.
  • Detailní informace o záznamu: Přístup k detailům včetně ubytování, pracovních údajů, úkolů, příloh a vlastních poznámek.
  • Hromadné akce: Úpravy více záznamů najednou (např. hromadná změna stavu, generování dokumentů, přidání štítků nebo úprava údajů o ubytování).
  • Oprávnění a role: Data mohou zobrazit nebo měnit pouze uživatelé s příslušnými oprávněními.
  • Přizpůsobitelné akce: Možnosti jako „přidat nový proces“, „upravit“, „smazat“ a další akce dostupné přes modální okna.
  • Správa úkolů a příloh: Spravujte úkoly související s procesem a zobrazujte připojené dokumenty.

3. Přístup do aplikace Víza a pobyty

  1. Přihlaste se: Otevřete svůj účet Pulsawork a přihlaste se.
  2. Navigujte do sekce Lidské zdroje – Víza a pobyty: V dashboardu najděte sekci HR nebo Cizinci.
  3. Vyberte možnost Víza a pobyty: Klikněte na odkaz „Víza a pobyty“ v horní navigační liště.
  4. Přepínejte záložky dle potřeby: Pomocí tlačítek nahoře přepínejte mezi pohledem „Víza a pobyty“ a „Identifikační doklady“.

4. Orientace v uživatelském rozhraní

Hlavní navigace a záložky

  • Drobečková navigace: Nahoře na stránce vidíte zobrazení aktuálního modulu (například Víza a pobyty), které vám pomáhá orientovat se v navigaci.
  • Tlačítka pro výběr pohledu: Skupina tlačítek umožňuje přepínat mezi:
  • Víza a pobyty: Hlavní pohled na záznamy o vízech, pobytech a souvisejících procesech.
  • Identifikační doklady: Pohled na záznamy o identifikačních dokladech. (Přístup může být omezen dle oprávnění.)

Rozvržení obrazovky

  • Hlavička a navigace: Nahoře je název „Víza a pobyty“ s ikonami.
  • Oblast filtrů a akcí: Pod hlavičkou najdete sadu filtrů a hromadných akcí. Zde můžete vyhledávat a filtrovat záznamy.
  • Tabulka/přehled záznamů: Hlavní část zobrazuje tabulku nebo seznam záznamů s klíčovými údaji jako jméno, státní příslušnost, stav procesu a data podání.
  • Akční tlačítka: Každý záznam má vlastní sadu akcí (úprava, smazání, úkoly atd.) dostupných přes tlačítka nebo ikony.

5. Práce s modulem Víza a pobyty

Zobrazení záznamů

  • Zobrazení seznamu: Po vstupu do modulu se zobrazí seznam existujících záznamů o vízech a pobytech.
  • Sloupce tabulky: Sloupce zahrnují jméno zaměstnance, státní příslušnost, účel pobytu, data ubytování, pracovní údaje, štítky, postup úkolů, poznámky, přílohy, odpovědnou osobu a stav procesu.
  • Aktualizace v reálném čase: Při změnách (individuálních i hromadných) se seznam automaticky aktualizuje.

Vyhledávání a filtrování záznamů

  • Vyhledávací pole: Pro rychlé nalezení záznamů zadejte klíčová slova (např. jméno zaměstnance nebo státní příslušnost).
  • Filtrační pole: Filtry umožňují zúžit záznamy podle:
  • Stavu procesu (otevřený, podaný, schválený, pozastavený, zamítnutý)
  • Dat (data podání, platnost ubytování atd.)
  • Účelu pobytu nebo typu pobytu
  • Dalších kritérií (štítky, zaměstnavatel atd.)
  • Použití filtrů: Stačí vybrat požadovaný filtr a seznam se automaticky aktualizuje.

Individuální akce se záznamem

  • Zobrazení detailu: Klikněte na jméno zaměstnance nebo záznam pro otevření detailních informací v novém okně.
  • Úprava záznamu: Použijte tlačítko „upravit“ (ikona tužky) pro změnu údajů.
  • Smazání záznamu: Akce „smazat“ trvale odstraní záznam.
  • Správa úkolů: Otevřete modální okno „úkoly“ pro kontrolu a aktualizaci úkolů spojených s procesem. Můžete vytvářet nové úkoly, označovat je jako splněné a nastavovat termíny. Platforma zobrazuje také postupový pruh a umožňuje vytvářet šablony úkolů pro opakující se procesy.
  • Přílohy a poznámky: Prohlížejte, přidávejte nebo aktualizujte přílohy a rychlé poznámky s doplňujícími informacemi.

6. Práce s modulem Identifikační doklady

Pohled Identifikační doklady je obdobný jako modul Víza a pobyty, ale zaměřuje se na evidenci dokladů.

7. Hromadné akce a další funkce

Hromadné akce umožňují provádět úpravy více záznamů najednou.

Přehled dostupných hromadných akcí

  • Generovat dokumenty: Výběr z připravených dokumentů pro vybrané země.
  • Změnit stav procesu: Hromadná změna stavu více záznamů.
  • Přidat štítky: Globální přidání štítků k vybraným záznamům.
  • Přidat údaje o ubytování: Přidání údajů o ubytování (nemovitost, platnost) k více záznamům.
  • Přidat informace o podání: Přidání údajů o datu a místě podání.
  • Přidat pracovní údaje: Hromadné doplnění údajů jako zaměstnavatel, uživatel zaměstnavatele, pozice, ID nabídky práce, mzda, fond, datum nástupu a ukončení, platnost dokumentu.
  • Přidat pracoviště: Přidání údajů o pracovišti (adresa, město, stát), které se liší od uložených zaměstnavatelů.
  • Přidat rejstříky: Přidání údajů o trestní bezúhonnosti pro jeden nebo více záznamů.

8. Globální správa aplikace Víza a pobyty

Správa účelů pobytu

Správa účelů pobytu je klíčová pro kategorizaci procesů víz a pobytů podle důvodu pobytu zaměstnance.

Přístup ke správě účelů pobytu: Klikněte na odkaz „Správa účelů pobytu“ v sekci nastavení. Otevře se stránka, kde můžete účely přidávat, upravovat nebo mazat.

  • Přidání nových účelů: Vkládejte nové možnosti důvodů (např. zaměstnání, studium, sloučení rodiny).
  • Úprava existujících účelů: Aktualizujte popisky nebo detaily dle změn firemní politiky.
  • Filtrování a reporty: Správné označení usnadňuje filtrování a reporting.

Správa typů pobytu

Správa typů pobytu je důležitá pro klasifikaci záznamů podle typu povolení nebo pobytu zaměstnanců.

Přístup ke správě typů pobytu: Klikněte na odkaz „Správa typů pobytu“ v nastavení.

  • Přidání/úprava typů pobytu: Definujte různé typy povolení (např. dočasné, trvalé, studentské).
  • Přeřazení: Změňte typy dle aktualizace politiky.
  • Konzistence: Všechny záznamy by měly být jednotně označeny pro snadné filtrování a reporting.

Správa podacích míst

Podací místa jsou určené lokality nebo úřady, kde se podávají dokumenty k vízům a pobytům.

Přístup ke správě podacích míst: Použijte odkaz „Správa podacích míst“ v sekci nastavení.

  • Přidání nového místa: Vytvářejte nové záznamy s adresou a kontakty.
  • Aktualizace údajů: Udržujte informace aktuální.
  • Integrace: Záznamy v modulu Víza a pobyty mohou automaticky odkazovat na podací místa pro zjednodušení procesu.

Konfigurátor šablon úkolů

Konfigurátor šablon úkolů umožňuje přizpůsobit šablony úkolů pro každý proces víz a pobytů.

Přístup ke konfigurátoru šablon úkolů: Klikněte na možnost „Konfigurátor šablon úkolů“ v nastavení. Otevře se modální okno pro úpravu šablon.

  • Konfigurace úkolů: Aktualizujte výchozí úkoly, které se automaticky generují při založení nového procesu.
  • Přizpůsobení šablon: Nastavte kroky, termíny a odpovědné osoby dle firemního workflow.
  • Konzistence: Standardizované šablony zajistí jednotný postup napříč procesy.

9. Rychlý průvodce krok za krokem

  1. Přihlaste se a navigujte
  2. Vyberte požadovaný pohled
  3. Vyhledávejte a filtrujte
  4. Zkontrolujte záznam
  5. Proveďte individuální akci
  6. Použijte hromadné akce
  7. Uložte nebo exportujte data
  8. Přepínejte mezi záložkami

10. Podpora a další pomoc

  • Místní pomoc: Obraťte se na HR administrátora.
  • Další zdroje: K dispozici jsou školicí videa a dokumentace.
  • Technická podpora: Kontaktujte podporu Pulsawork nebo využijte online help centrum.

Dodržováním tohoto manuálu budete schopni efektivně využívat aplikaci Víza a pobyty! 🚀

11. Nejčastější dotazy (FAQ)

Nevidím některé záznamy nebo akce.

Může to být způsobeno omezením oprávnění. Ujistěte se, že jste přihlášeni s odpovídajícími přístupovými právy.

Co když hromadná akce nefunguje správně?

Zkontrolujte, že máte vybrán alespoň jeden záznam.

Jak mohu upravit záznam, pokud najdu chybu?

Otevřete detail záznamu a klikněte na akci „upravit“.

Co dělat při technických potížích?

Obnovte stránku nebo kontaktujte HR podporu.

Jak vypadá stránka?

Příklad tabulky víz a pobytů