Uživatelská příručka pro správu schvalování
Aplikace Schvalování je centralizovaná platforma navržená k zjednodušení a zefektivnění procesu schvalování napříč vaší organizací. Ať už se jedná o faktury, schválení náboru, plány projektů nebo jiné dokumenty vyžadující schválení, tento nástroj vám umožňuje efektivně spravovat žádosti s plnou transparentností.
S intuitivní navigací, aktualizacemi stavu v reálném čase a hromadnými akcemi pomáhá aplikace Schvalování schvalovatelům zůstat organizovaní a pohotoví — a to vše při zachování souladu a odpovědnosti.
1. Úvod
Popis aplikace Schvalování
Aplikace Schvalování je zjednodušená, centralizovaná platforma navržená pro správu a sledování schvalovacích pracovních toků ve vaší organizaci. Ať už se jedná o faktury, rozpočty, plány projektů nebo jiné dokumenty založené na rozhodnutích, aplikace umožňuje uživatelům přezkoumávat, schvalovat nebo odmítat žádosti s transparentností a kontrolou.
Tento nástroj je navržen pro zlepšení efektivity, snížení úzkých míst a poskytování plné viditelnosti do stavu schvalovacích procesů napříč odděleními nebo týmy. Organizováním žádostí do jednoduchých kategorií stavu — Čekající, Schváleno a Odmítnuto — se uživatelé mohou soustředit na to, co potřebuje akci, a udržovat záznamy připravené k auditu o všech rozhodnutích.
🔑 Klíčové schopnosti:
-
Dashboard schvalování v reálném čase
Zobrazte a spravujte všechny příchozí žádosti, kategorizované podle stavu schválení. -
Snadno použitelné rozhraní
Schvalujte nebo odmítejte jednotlivé nebo více žádostí jen několika kliknutími. -
Podrobný pohled na žádost
Přístup k úplným metadatům včetně žadatele, data, typu zdroje a aktuálního stavu. -
Pokročilé filtrování
Rychle najděte žádosti podle typu, osoby nebo stavu pomocí vestavěných filtrů. -
Hromadné akce
Schvalujte nebo odmítejte více žádostí současně, abyste ušetřili čas. -
Oprávnění založená na rolích
Pouze oprávnění uživatelé mohou provádět schválení nebo zobrazovat konkrétní žádosti na základě jejich role.
✅ Výhody:
-
Zvyšuje efektivitu
Zrychluje cykly schvalování snížením manuálního sledování a zpoždění komunikace. -
Zlepšuje odpovědnost
Každé rozhodnutí je zaznamenáno s časovými razítky a informacemi o uživateli pro plnou transparentnost. -
Podporuje soulad
Udržuje jasný záznam o všech schváleních a odmítnutích, ideální pro auditní stopy a reportování. -
Funguje napříč týmy
Centralizuje všechny typy schválení (finance, operace, HR atd.) v jednom sjednoceném rozhraní.
Aplikace Schvalování je ideálním řešením pro organizace, které chtějí zjednodušit a rozšířit své interní schvalovací pracovní toky, a zároveň zajistit konzistenci, bezpečnost a sledovatelnost.
2. Navigace v aplikaci Schvalování
Po přihlášení budete přesměrováni na Dashboard, který organizuje všechny žádosti o schválení do tří hlavních kategorií pro snadný přístup:
-
🕒 Čekající schválení
Žádosti, které čekají na vaši akci a vyžadují schválení nebo odmítnutí. -
✅ Schválené žádosti
Historie všech žádostí, které jste (nebo jiní) schválili. -
❌ Odmítnuté žádosti
Záznam o žádostech, které byly odmítnuty, včetně toho, kdo je odmítl a kdy.
Použijte navigační menu pro rychlé přepínání mezi těmito pohledy.
3. Porozumění schvalovacímu procesu
Každá žádost v aplikaci Schvalování prochází jasným, standardizovaným pracovním tokem:
- Čekající – Nová žádost je podána a čeká na přezkoumání.
- Schváleno – Žádost byla přijata.
- Odmítnuto – Žádost byla přezkoumána a odmítnuta.
Pro provedení akce na žádosti:
- Vyberte ji ze seznamu.
- Klikněte na "Schválit" nebo "Odmítnout" pomocí akčních tlačítek.
- Stav žádosti se okamžitě aktualizuje.
🔍 Používání filtrů pro správu schválení
Filtry jsou nezbytnou funkcí, která vám pomůže soustředit se na žádosti, které jsou nejdůležitější.
Můžete použít filtry podle:
- Typu zdroje:
- Faktura,
- Rozpočet,
- Plánovaný kurz,
- Projekt,
- Nábor,
- Přesun fáze náboru,
- Bonus k výplatě,
- Záloha na výplatu,
- Srážka z výplaty.
- Odpovědná osoba – Osoba, která žádost iniciovala
- Schváleno kým - Osoba, která žádost schválila
- Stav schválení – Čekající, Schváleno nebo Odmítnuto
Pro použití filtrů: 1. Otevřete panel filtrů. 2. Vyberte požadovaná kritéria. 3. Seznam se automaticky aktualizuje, aby odrážel váš výběr.
💡 Tip: Vymažte své filtry, pokud nevidíte očekávané výsledky.
4. Provádění akcí na žádostech o schválení
🧍 Individuální akce
Pro schválení nebo odmítnutí jedné žádosti: 1. Přejděte do sekce Čekající schválení. 2. Vyberte žádost, na kterou chcete jednat. 3. Klikněte buď na "Schválit" nebo "Odmítnout".
📦 Hromadné akce
Pro zpracování více žádostí najednou: 1. Použijte zaškrtávací políčka k výběru více položek. 2. Zvolte hromadnou akci schválit nebo odmítnout. 3. Potvrďte své volby v dialogovém okně.
🔒 Poznámka k oprávněním:
Musíte mít příslušnou roli nebo úroveň oprávnění k provádění hromadných nebo individuálních schválení. Pokud jsou tlačítka deaktivována, kontaktujte svého systémového administrátora.
5. Zobrazení detailů žádosti o schválení
Každé schválení obsahuje kompletní metadata pro sledování a audit:
- ID - Identifikační číslo žádosti
- Požadované schválení – Typ schválení (např. Platba faktury)
- Zdroj – Odkaz na fakturu, rozpočet nebo projekt
- Požadováno kdy – Časové razítko podání žádosti
- Stav schválení – Aktuální stav (Čekající, Schváleno, Odmítnuto)
- Odpovědná osoba – Kdo žádost inicioval
Pro zobrazení těchto detailů: - Klikněte na žádost z kterékoliv ze tří sekcí. - Otevře se detailní pohled s úplným kontextem.
6. Podpora a zdroje
Pokud narazíte na problémy nebo máte dotazy:
- Kontaktujte svou HR administraci pro vedení.
- Online zdroje: Zkontrolujte Pulsawork Help Center pro návody a často kladené dotazy.
- Pulsawork podpora: Obraťte se na podporu prostřednictvím portálu podpory.
Tato podrobná příručka vám pomůže efektivně používat Pulsawork's Approvals App, od jednoduchého vyhledávání po hromadné akce a AI-poháněnou extrakci dat. Šťastné schvalování! 🚀
7. Často kladené dotazy (FAQ)
Jak schválím žádost?
Přejděte do sekce Čekající schválení, vyberte žádost a klikněte na "Schválit".
Mohu schválit více žádostí najednou?
Ano, použijte zaškrtávací políčka k výběru více žádostí, poté použijte možnost hromadné schválení.
Proč nemohu vidět určité žádosti o schválení?
Možná vám chybí oprávnění nebo jsou použity filtry. Zkontrolujte obojí.
Co se stane po odmítnutí žádosti?
Žádost je přesunuta do sekce Odmítnuto a zaznamenána s časovým razítkem.
Mohu vrátit schválení nebo odmítnutí?
Ne. Jakmile je rozhodnutí učiněno, je zaznamenáno jako konečné. Kontaktujte administrátora, pokud si myslíte, že je potřeba změna.
Kdo může vidět veškerou aktivitu schválení?
Typicky administrátoři nebo uživatelé s vyššími rolemi mohou vidět všechny žádosti a jejich stavy.
Jak vypadá stránka?
