Přeskočit obsah

Uživatelská příručka pro aplikaci Assets

Vítejte v aplikaci Assets — výkonné a intuitivní platformě navržené pro pomoc při správě, sledování, přiřazování a převodu fyzických a digitálních aktiv ve vaší organizaci. Tato příručka vás provede všemi základními funkcemi a vlastnostmi, aby bylo zajištěno efektivní řízení aktiv napříč týmy a odděleními.

1. Úvod

Aplikace Assets je centralizovaný systém správy aktiv navržený pro pomoc organizacím efektivně sledovat, přiřazovat a kontrolovat jejich fyzická a digitální aktiva. Ať už spravujete notebooky, přístupové karty, vybavení nebo kancelářské potřeby, tato aplikace poskytuje strukturované, bezpečné a intuitivní rozhraní pro řízení celého životního cyklu aktiv ve vaší organizaci.

S funkcemi, které podporují sledování aktiv v reálném čase, vydávání a vracení karet, sledování přiřazení a zaznamenávání převodů, aplikace zajišťuje plnou viditelnost a odpovědnost napříč všemi operacemi souvisejícími s aktivy.

🔑 Klíčové funkce

  • Registr aktiv
    Udržujte podrobný inventář všech aktiv, včetně názvu aktiva, typu, stavu a umístění.

  • Správa přiřazení
    Přiřazujte aktiva zaměstnancům, oddělením nebo jednotkám a podle potřeby je přeřazujte.

  • Vydávání/Vracení karet
    Zaznamenávejte a spravujte vydávání a vracení přístupových karet nebo identifikačních štítků spojených s aktivy.

  • Převody aktiv
    Zahajte a sledujte převody aktiv mezi místy, týmy nebo odděleními.

  • Historie aktivit
    Zobrazte kompletní záznam všech akcí souvisejících s aktivy, včetně vytvoření, úprav, převodů a smazání.

  • Pokročilé filtrování a vyhledávání
    Rychle najděte aktiva pomocí filtrů pro typ, stav, přiřazení a další.

  • Přístup založený na oprávněních
    Kontrolujte, kdo může zobrazit, přidat, upravit nebo smazat aktiva pomocí robustního systému přístupu založeného na rolích.

✅ Výhody

  • Zlepšený provozní dohled
    Poskytuje přehled v reálném čase o distribuci, využití a dostupnosti aktiv.

  • Zvýšená odpovědnost
    Sleduje každou akci provedenou na aktivu, zajišťuje jasnou odpovědnost na každém kroku.

  • Zjednodušené procesy
    Nahrazuje manuální sledování digitální, k auditu připravenou platformou pro efektivní správu aktiv.

  • Podpora pro dodržování předpisů
    Udržuje bezpečný a sledovatelný záznam o manipulaci s aktivy — ideální pro audity a prosazování politik.

Aplikace Assets je nezbytným nástrojem pro HR a IT oddělení, manažery kanceláří a týmy operací, které potřebují spolehlivé řešení pro organizaci, sledování a zabezpečení firemních aktiv napříč jejich celým životním cyklem.

2. Přehled

Aplikace Assets je komplexní řešení pro správu inventáře vaší organizace. Umožňuje vám:

  • Přidávat, upravovat a sledovat aktiva
  • Přiřazovat a vracet přístupové karty
  • Přerozdělovat aktiva mezi uživateli nebo odděleními
  • Monitorovat historické záznamy o aktivitách aktiv
  • Řídit převody aktiv s plnou sledovatelností
  • Automaticky generovat dokumenty

Zajišťuje transparentnost, odpovědnost a správné sledování životního cyklu cenných zdrojů.

3. Začínáme

Požadavky na přístup

Před použitím aplikace: - Ujistěte se, že máte příslušná oprávnění přidělená vaším systémovým administrátorem. - Použijte své přihlašovací údaje pro přihlášení.

Přístup k hlavnímu panelu

Po přihlášení: - Přejděte na Dashboard a klikněte na sekci "Assets" v hlavním navigačním panelu pro zahájení.

4. Navigace

Hlavní navigační panel

Rozložení aplikace je navrženo pro snadné použití. Klíčové navigační odkazy zahrnují: - Správa aktiv - Vydávání/Vracení karet - Přiřazená aktiva - Převody - Historie

Umístěná v horní části každé stránky, tato funkce vám umožňuje sledovat vaši aktuální polohu v aplikaci a snadno se vrátit na předchozí stránky.

5. Funkce a vlastnosti

🗃 Správa aktiv

  • Zobrazit aktiva: Zobrazuje vyhledávatelný, tříditelný seznam všech aktiv v systému.
  • Přidat aktivum: Klikněte na "Přidat aktivum" pro zadání nových informací o aktivu.
  • Upravit aktivum: Vyberte aktivum pro úpravu jeho podrobností.
  • Smazat aktivum: Trvale odstraňte aktivum ze systému (vyžaduje oprávnění).

🛠️ Opravy aktiv (poškození nebo ztráta)
Uživatelé s příslušnými oprávněními mohou zaznamenávat a opravovat incidenty zahrnující poškozená nebo odcizená aktiva přímo v systému.

Každá oprava je automaticky zaznamenána v historii záznamů aktiva, zajišťuje transparentnost, odpovědnost a kompletní auditní stopu všech akcí souvisejících s aktivy.

📦 Skupinová aktiva pro efektivní nástup a výstup
Systém vám umožňuje vytvářet skupinová aktiva, která sdružují více předdefinovaných položek do jedné skupiny aktiv.

Tato funkce výrazně urychluje procesy nástupu a výstupu, protože umožňuje hromadné přiřazení nebo vrácení položek, které jsou běžně vydávány společně (např. notebooky, monitory, přístupové karty).

Vytváření skupinových aktiv je k dispozici, když jsou všechny zahrnuté položky předdefinovány a dostatečné množství je k dispozici ve skladu.

💳 Vydávání/Vracení karet

  • Vydat kartu: Přiřaďte kartu vybranému zaměstnanci.
  • Vrátit kartu: Zaznamenejte vrácení karty od zaměstnance, aby byla označena jako dostupná pro opětovné použití.

⚙️ Automatizované vydávání/vracení karet
Jakmile jsou do systému zadány všechny požadované informace — včetně podrobností o aktivech, kategorií položek, přiřazení zaměstnanců a nastavení skladu — aplikace vám umožňuje automaticky generovat vracení nebo vydávání karet pro aktiva.

Tato funkce zjednodušuje proces tím, že používá existující záznamy k předvyplnění dat karet, snižuje manuální zadávání a zajišťuje přesné, odpovědné řízení aktiv.

👥 Přiřazená aktiva

  • Zobrazit přiřazení: Zobrazuje seznam aktiv aktuálně přiřazených zaměstnancům.
  • Přeřadit aktiva: Upravte přiřazení na jiného uživatele nebo oddělení.

👤 Přístup založený na profilu
Přiřazená aktiva a jejich kompletní historie aktivit mohou být také přístupná přímo z profilu uživatele.
To umožňuje rychlý přehled o tom, za jaká aktiva je osoba odpovědná, spolu s transparentním záznamem všech souvisejících akcí.

🔄 Převody

  • Zahájit převody: Vyberte aktiva k převodu mezi odděleními nebo fyzickými místy.
  • Sledovat převody: Sledujte stav a záznamy probíhajících nebo dokončených převodů aktiv.

🕓 Historie

  • Záznam aktivit aktiv: Zobrazte všechny změny a aktivity související s každým aktivem včetně:
  • Přiřazení
  • Převodů
  • Úprav
  • Smazání

6. Oprávnění a kontrola přístupu

Aplikace Assets používá model oprávnění založený na rolích pro kontrolu přístupu k citlivým akcím.

Role/Oprávnění Přidat/Upravit aktiva Smazat aktiva Vydat karty Zobrazit historii
Prohlížeč ❌ ❌ ❌ ✅
Správce aktiv ✅ ✅ ✅ ✅
Administrátor ✅ ✅ ✅ ✅

⚠️ Poznámka: Pokud nemůžete provést akci, možná nemáte požadovanou roli. Kontaktujte svého administrátora pro přístupová práva.

7. Krok za krokem průvodce používáním aplikace Assets

Níže je strukturovaný průvodce, který vám pomůže efektivně nastavit a používat aplikaci:

Krok 1: Vytvoření položek a kategorií

Začněte organizováním struktury vašich aktiv.

  • Vytvoření kategorií
    Přejděte do sekce "Kategorie" a klikněte na "Přidat kategorii".
    Zadejte název kategorie a popis (např. Notebooky, Vozidla, Nástroje), poté klikněte na Uložit.

  • Vytvoření položek
    Přejděte do sekce "Položky" a klikněte na "Přidat položku".
    Vyplňte název položky, vyberte kategorii a poskytněte relevantní metadata (např. značka, model, sériové číslo). Uložte po dokončení.

Krok 2: Nastavení skladů

Sklady představují skladovací místa nebo oddělení.

  • Přejděte do sekce "Sklady" a klikněte na "Přidat sklad".
  • Zadejte podrobnosti jako název skladu, umístění a popis.
  • Klikněte na Uložit pro registraci místa v systému.

Krok 3: Uložení položek s aktuálním stavem zásob

Nyní můžete přiřadit množství položkám ve vašich skladech.

  • Přejděte do sekce "Správa zásob".
  • Vyberte Sklad a Položku.
  • Zadejte aktuální množství na skladě, poté klikněte na Uložit pro aktualizaci vašeho inventáře.

Krok 4: Správa aktiv

S položkami, kategoriemi a sklady na místě, jste připraveni aktivně spravovat aktiva.

  • Zobrazit a upravit aktiva
    Přejděte do "Správa aktiv" pro zobrazení seznamu všech aktiv.
    Klikněte na aktivum pro úpravu jeho informací, aktualizaci stavu nebo přiřazení metadat.

  • Přiřadit aktiva
    Přiřaďte aktiva uživatelům výběrem aktiva a volbou zaměstnance, týmu nebo oddělení z rozbalovací nabídky.

  • Převést aktiva
    Pro převod aktiva:

  • Vyberte aktivum
  • Klikněte na Převést
  • Vyberte cílový sklad nebo oddělení
  • Uložte převod pro aktualizaci záznamů

Krok 5: Sledování historie aktiv

Každá interakce s aktivem je automaticky zaznamenána.

  • Přejděte do sekce "Historie".
  • Vyberte aktivum pro zobrazení jeho auditní stopy.
  • Historie zahrnuje:
  • Přidání a smazání
  • Přiřazení a přeřazení