Uživatelská příručka pro správu GDPR

Vítejte v GDPR aplikaci — specializované aplikaci vytvořené pro pomoc při správě a sledování GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) dohod napříč vaší organizací. Ať už dohlížíte na soulad pro kandidáty, zaměstnance nebo jiné subjekty údajů, tato aplikace zjednodušuje proces vydávání, zaznamenávání a udržování GDPR souhlasů a dokumentace.

Tato příručka vás provede klíčovými funkcemi, komponentami rozhraní a osvědčenými postupy pro efektivní používání aplikace.

1. Úvod

GDPR Agreements App je bezpečný, na soulad zaměřený nástroj navržený pro pomoc organizacím efektivně spravovat, zaznamenávat a monitorovat GDPR souhlasné dohody. Ať už zpracováváte osobní údaje od zaměstnanců nebo kandidátů, tato aplikace poskytuje centralizované řešení pro sledování schválení, vypršení platnosti a obnovy v souladu s předpisy o ochraně dat.

Aplikace, postavená s ohledem na transparentnost a odpovědnost, zjednodušuje pracovní postupy související s GDPR tím, že uživatelům umožňuje snadno přidávat, upravovat, vydávat a monitorovat dohody s plnými záznamy o auditu a sledováním stavu.

🔑 Klíčové funkce

Centralizovaná správa dohod
Ukládejte a organizujte všechny GDPR souhlasy na jednom bezpečném místě, přímo propojené s profily zaměstnanců nebo kandidátů.
Flexibilní zadávání dohod
Přidávejte dohody ručně nebo posílejte žádosti e-mailem pro digitální schválení.
Sledování stavu v reálném čase
Vizuální indikátory ukazují, zda jsou dohody aktivní, vypršelé, odmítnuté nebo čekající na schválení.
Nástroje pro filtrování a vyhledávání
Rychle najděte dohody pomocí filtrů podle stavu, typu profilu, časového rozmezí nebo subjektu údajů.
Historie připravená k auditu
Každá akce (schválení, odmítnutí, smazání) je zaznamenána pro účely souladu a přezkumu.
Oprávnění založená na rolích
Zajistěte, aby pouze oprávnění uživatelé mohli zobrazit, upravovat nebo mazat záznamy GDPR.

✅ Výhody

Zlepšuje soulad
Pomáhá snadno splnit požadavky na dokumentaci a odpovědnost GDPR.
Šetří čas
Zjednodušuje proces shromažďování a sledování souhlasů napříč vaší organizací.
Zvyšuje transparentnost
Poskytuje jasnou viditelnost, kdo dal souhlas, kdy byl schválen a kdy je potřeba obnovit.
Podporuje práva subjektů údajů
Zajišťuje, že organizace mohou kdykoli prokázat souhlas s použitím dat.

GDPR Agreements App je ideální pro HR týmy, pracovníky pro dodržování předpisů, právní oddělení a administrátory ochrany dat, kteří potřebují spolehlivý, bezpečný a k auditu připravený systém pro správu osobních datových dohod napříč jejich organizací.

2. Začínáme

🔐 Přístup k aplikaci

Přihlášení
Použijte přihlašovací údaje poskytnuté vaší organizací pro přihlášení do aplikace.

💡 Pokud nemáte účet, kontaktujte svého administrátora.
Hlavní panel
Po přihlášení budete přesměrováni na Dashboard, který slouží jako vaše domovská obrazovka.
Použijte navigační menu pro přístup k sekci GDPR Agreements.

📘 Přehled

Sekce GDPR Agreements vám umožňuje: - Zobrazit všechny existující dohody - Přidat nové dohody (ručně nebo e-mailem) - Filtrovat a spravovat stavy dohod

👁 Zobrazení dohod

Zobrazení seznamu
Dohody jsou zobrazeny v čisté, tříděné tabulce se sloupci včetně:
Subjekt údajů (Osoba)
Typ GDPR
Datum schválení
Doba platnosti
Stav (Aktivní, Čekající na schválení, Vypršelé atd.)
Filtry
Použijte filtr na horní části seznamu pro upřesnění zobrazení:
Podle Stavu (např. Aktivní, Vypršelé)
Podle Typu profilu (např. Kandidát, Zaměstnanec)
Podle Časového rozmezí (Datum schválení nebo vypršení)

➕ Přidání nové dohody

Klikněte na tlačítko "Přidat GDPR dohodu".
Vyplňte Formulář dohody:
Vyberte Profil (propojený s kandidátem nebo zaměstnancem)
Zvolte Typ GDPR (např. ukládání dat, souhlas se zpracováním)
Zadejte Datum schválení
Zvolte, zda:
- Odeslat žádost e-mailem
- Nebo Přidat ručně (v případě papírového souhlasu)
Klikněte na "Potvrdit" pro uložení a zaznamenání dohody.

🔒 Poznámka: Pouze uživatelé s příslušnými oprávněními mohou přidávat nebo upravovat dohody.

🛠 Správa dohod

Upravit dohodu
Klikněte na jakoukoli dohodu v seznamu pro otevření a úpravu jejích podrobností.
Smazat dohodu
Vyberte dohodu a klikněte na ikonu "Smazat". Budete vyzváni k potvrzení před trvalým odstraněním záznamu.

⚠️ Smazané dohody nelze obnovit. Ujistěte se, že máte správné oprávnění před provedením této akce.

4. Komponenty uživatelského rozhraní

Ikony a indikátory stavu

Akční ikony
Používají se pro úpravy, mazání a odesílání e-mailů. Přejeďte myší nad každou ikonou pro zobrazení její funkce.
Indikátory stavu
Vizuální značky používané k zobrazení aktuálního stavu dohody:
✅ Aktivní
⏳ Čekající na schválení
❌ Odmítnuté
🕒 Vypršelé
🔄 Čekající na obnovu

5. Oprávnění a kontrola přístupu

GDPR aplikace používá oprávnění založená na rolích pro kontrolu přístupu k citlivým akcím:

Role	Zobrazit dohody	Přidat/Upravit dohody	Smazat dohody
Prohlížeč	✅	❌	❌
Editor	✅	✅	❌
Administrátor	✅	✅	✅

🛡️ Kontaktujte svého administrátora, pokud si myslíte, že potřebujete další přístupová práva.

9. Podpora a zdroje

Pokud narazíte na problémy nebo máte dotazy:

Kontaktujte svou HR administraci pro vedení.
Online zdroje: Zkontrolujte Pulsawork Help Center pro návody a často kladené dotazy.
Pulsawork podpora: Obraťte se na podporu prostřednictvím portálu podpory.

Tato podrobná příručka vám pomůže efektivně používat Pulsawork's GDPR Agreements App, od jednoduchého vyhledávání po hromadné akce a AI-poháněnou extrakci dat. Šťastné ovládání! 🚀

10. Často kladené dotazy

Jak mohu filtrovat dohody podle stavu?

Použijte filtr stavu v horní části seznamu pro výběr konkrétního stavu dohody.

Mohu upravit dohodu po jejím přidání?

Ano. Klikněte na dohodu v seznamu a proveďte potřebné změny v zobrazení úprav.

Co se stane, když smažu dohodu?

Bude trvale odstraněna ze systému. Smazání je omezeno na uživatele s administrativními oprávněními.

Jak přidám nový typ GDPR?

Pouze systémoví administrátoři mohou vytvářet nové typy GDPR prostřednictvím backendu.

Koho mám kontaktovat pro podporu?

Obraťte se na svého systémového administrátora nebo interní podpůrný tým pro technickou pomoc.