Užívateľská príručka pre správu Faktúr

Vitajte v aplikácii Faktúry — váš kompletný nástroj na správu vystavených (odchádzajúcich) aj prijatých (prichádzajúcich) faktúr. Či už ste člen finančného tímu, účtovník alebo manažér prevádzky, táto aplikácia ponúka prehľadný systém založený na oprávneniach na prezeranie, vytváranie, úpravu a sledovanie faktúr, automatizáciu kontroly platieb a prepojenie s externými službami pre plynulé finančné workflow.

Tento manuál poskytuje úplný prehľad o efektívnom používaní aplikácie, od prihlásenia až po analytiku, s podrobnými krokmi.

1. Úvod

Aplikácia Faktúry je výkonný a intuitívny nástroj na správu všetkých aspektov fakturačného procesu — od vystavovania a prijímania faktúr po sledovanie platieb, prepojenie bankových účtov a generovanie finančných prehľadov.

S dôrazom na automatizáciu, presnosť a súlad umožňuje aplikácia finančným tímom, účtovníkom a manažérom zefektívniť workflow, znížiť manuálne zadávanie a udržiavať kompletný záznam finančných transakcií na jednom bezpečnom mieste.

🔑 Kľúčové funkcie

Vystavené & Prijaté faktúry
Spravujte odchádzajúce (vystavené) aj prichádzajúce (prijaté) faktúry s jasným triedením a možnosťami filtrovania.
Automatizované sledovanie platieb
Prepojte bankové účty pre synchronizáciu platieb v reálnom čase, automatické aktualizácie stavu a zníženie práce s párovaním.
AI podpora pre dolovanie dát
Využívajte dolovanie dát na odhaľovanie trendov, detekciu anomálií a predikciu cash flow.
Oprávnenia podľa rolí
Len oprávnení používatelia môžu vytvárať, upravovať alebo mazať faktúry, čím je zabezpečená kontrola nad finančnými údajmi.
História faktúr & auditná stopa
Každá akcia na faktúre je zaznamenaná pre súlad a zodpovednosť.
Prispôsobiteľné filtre a pohľady
Vyhľadávajte a filtrujte faktúry podľa dátumu, stavu, klienta, sumy a ďalších kritérií.
Prepojenie s účtovnými denníkmi
Faktúry sú automaticky prepojené s účtovnými zápismi pre kompletné finančné sledovanie.

✅ Výhody

Zvyšuje efektivitu workflow
Znižuje čas na manuálne zadávanie a dohľad vďaka automatizácii stavu a synchronizácii s externými službami.
Zabezpečuje presnosť
Povinné polia a vstavané validácie pomáhajú predchádzať chybám a neúplným údajom.
Zlepšuje prehľad
Poskytuje dashboardy a prehľady v reálnom čase pre lepšie finančné rozhodovanie.
Podporuje súlad
Udržiava transparentný a sledovateľný záznam všetkých faktúr pre audity a reporting.

Aplikácia Faktúry je ideálna pre každú organizáciu, ktorá chce zjednodušiť fakturačné operácie, zlepšiť prehľad o cash flow a integrovať financie do digitálneho ekosystému s dôveryhodnosťou a kontrolou.

2. Začíname

Prihlásenie

Použite prihlasovacie meno a heslo poskytnuté vašou organizáciou.
Ak nemáte prihlasovacie údaje, kontaktujte systémového administrátora.
Zabudli ste heslo? Kliknite na „Zabudnuté heslo“ na prihlasovacej obrazovke.

Prehľad dashboardu

Po prihlásení slúži Dashboard ako riadiace centrum. Odtiaľ máte prístup k zoznamom faktúr, vytváraniu nových, sledovaniu prepojení a finančným prehľadom.

3. Navigácia

Drobčeková navigácia

V hornej časti každej stránky sa zobrazuje drobčeková navigácia, ktorá ukazuje vašu aktuálnu pozíciu a umožňuje rýchly návrat späť.

Navigačný panel

Vpravo hore nájdete panel s:

Prehľad – Súhrn stavov faktúr
Príjmy – Vystavené (odchádzajúce) faktúry
Výdavky – Prijaté (prichádzajúce) faktúry
Účtovné denníky
Prepojenia
Nastavenia & Oprávnenia (ak máte práva)

4. Funkcie a možnosti

Prehľadová sekcia

Prehľad zobrazuje stav vašich faktúr:

📊 Vysvetlenie metrík dashboardu

💰 Celkové vystavené & prijaté sumy
Predstavuje súhrnnú finančnú hodnotu všetkých vystavených (odoslaných) a prijatých faktúr za zvolené obdobie.
Vystavené sumy = Celková suma fakturovaná klientom.
Prijaté sumy = Celková suma fakturovaná vám dodávateľmi.
Slúži na pochopenie objemu finančnej aktivity v čase.
⏳ Čakajúce platby
Zobrazuje celkovú sumu faktúr, ktoré sú splatné, ale ešte neboli uhradené.
Pomáha sledovať cash flow a plánovať záväzky alebo očakávané príjmy.
✅ Uhradené faktúry
Počet a celková hodnota úplne uhradených faktúr.
Užitočné na sledovanie vybavených transakcií a hodnotenie úspešnosti inkasa.
⚠️ Po splatnosti
Faktúry, ktoré sú po dátume splatnosti a stále neuhradené.
Kľúčová metrika na identifikáciu omeškaných platieb a riadenie upomienok.
📝 Návrhy faktúr
Faktúry, ktoré boli vytvorené, ale ešte neboli finalizované alebo odoslané.
Slúži na kontrolu, dokončenie alebo zmazanie návrhov pred oficiálnym vystavením.

5. Prijaté vs vystavené faktúry

Prijaté faktúry

Predstavujú faktúry prijaté od dodávateľov alebo poskytovateľov služieb.
Evidované v sekcii "Výdavky"
Kľúčové údaje: odosielateľ, suma, stav platby, dátum splatnosti.

Vystavené faktúry

Predstavujú faktúry odoslané klientom alebo partnerom.
Evidované v sekcii "Príjmy"
Pred vystavením je potrebné vyplniť všetky povinné polia (viď nižšie).

6. Povinné polia pre faktúry

Pri vytváraní alebo úprave faktúry sú povinné tieto polia:

Číslo faktúry: Unikátny identifikátor
Dátum vystavenia: Dátum vytvorenia faktúry
Dátum splatnosti: Dátum očakávanej úhrady
Suma: Celková hodnota faktúry
Príjemca alebo odosielateľ: Podľa typu faktúry
Mena: Zvyčajne automaticky podľa profilu alebo nastavení systému

📝 Neúplné faktúry nie je možné odoslať.

7. Akcie a ikony

Ikona	Popis
🧾 Ikona faktúry	Zobraziť detaily faktúry
✏️ Ikona úpravy	Upraviť obsah faktúry (ak máte práva)
🗑️ Ikona zmazania	Natrvalo odstrániť faktúru (s oprávnením)
🔗 Ikona prepojenia	Označuje prepojenie s externou bankou

Najazdením na ikony v aplikácii zobrazíte popisy.

🔒 Prístup k účtovným denníkom
Len oprávnení používatelia môžu prezerať a spravovať účtovné denníky v systéme.
Prístup je prísne riadený oprávneniami — používateľ vidí len tie účtovné záznamy, ktoré mu boli priradené.
To zaručuje bezpečnosť dát, dôvernosť a súlad s internými politikami.

8. Prepojenia

Čo sú prepojenia?

Prepojenia integrujú aplikáciu faktúr s externými službami ako: - Bankové účty (Slovenská republika a Česká republika) - Účtovný softvér

Tieto prepojenia umožňujú aktualizácie platieb v reálnom čase, automatizované párovanie a dolovanie dát.

Nastavenie prepojenia

Prejdite do sekcie „Nastavenie prepojenia“
Vyberte službu (napr. banka)
Overte svoj účet
Uložte a aktivujte prepojenie

Správa prepojení

Upraviť existujúce prepojenia pri zmene údajov
Odstrániť staré/neaktívne prepojenia, aby ste predišli problémom so synchronizáciou
Stav prepojenia je viditeľný cez ikonu 🔗

9. AI dolovanie dát & automatizácia

Inteligentné prehľady

Systém využíva AI na automatické získavanie údajov z prichádzajúcich faktúr.

Automatická kontrola platieb

Pri prepojení s bankovým účtom systém dokáže:
Automaticky sledovať platby
Označiť faktúry ako uhradené/neuhrazené
Zobraziť transakcie na bankových účtoch
Filtrovať transakcie na bankových účtoch
Zobraziť zostatky na bankových účtoch
Inicializovať platby cez PSD2 licencovaného partnera

10. Oprávnenia a prístup

Aplikácia podporuje prístup podľa rolí, tzn. len oprávnení používatelia môžu vykonávať určité akcie:

Rola / Oprávnenie	Zobraziť	Vytvoriť/Upraviť	Zmazať	Prepojiť služby	Účtovné denníky
Prehliadač	✅	❌	❌	❌	❌
Editor	✅	✅	❌	❌	✅
Administrátor	✅	✅	✅	✅	✅

Pre úpravu oprávnení kontaktujte administrátora alebo podporu.

🛡️ Oprávnenia pre účtovné denníky a banky
Systém používa samostatné modely oprávnení pre účtovné denníky a bankové účty pre presnú kontrolu nad viditeľnosťou a akciami.
- Oprávnenia účtovných denníkov: Kto môže vidieť, vytvárať alebo spravovať zápisy.
- Oprávnenia pre banky: Kto môže vidieť alebo spravovať prepojené bankové účty a transakcie.
Tieto oprávnenia môžu fungovať spolu (pre plný prístup) alebo nezávisle (pre obmedzený prístup).
Prístup je prísne riadený podľa pridelených oprávnení, čím sa zabezpečuje bezpečnosť, oddelenie rolí a súlad v systéme.

11. Používanie aplikácie: krok za krokom

🧾 Zobrazenie faktúr

Prejdite do sekcie „Prehľad“ pre súhrny a rozpisy.
Kliknite na „Príjmy“ alebo „Výdavky“ pre konkrétne typy faktúr.
Použite filtre na triedenie podľa:
Stavu (Uhradené, Po splatnosti)
Dátumového rozpätia
Zákazníka/Dodávateľa

✏️ Úprava faktúr

Vyberte faktúru a kliknite na ikonu Upraviť.
Aktualizujte požadované polia.
Kliknite na Uložiť — zmeny sú verzované a časovo označené.

🗑️ Mazanie faktúr

Len používatelia s oprávnením môžu mazať faktúry.
Vyberte faktúru → kliknite na 🗑️ → potvrďte zmazanie.
Zmazané položky sú natrvalo odstránené.

🔗 Správa prepojení

Prejdite do Nastavenia prepojení
Postupujte podľa pokynov na pridanie alebo úpravu služby
Otestujte prepojenie pre úspešnú synchronizáciu

12. Záver

Aplikácia Faktúry vám dáva plnú kontrolu nad sledovaním faktúr, finančnou dokumentáciou a prehľadom platieb. Vďaka automatizácii, analytike a prepojeniam s externými službami znižuje manuálnu prácu a zabezpečuje presnosť, súlad a efektivitu fakturačného procesu.

Pre pokročilé tipy, integračné návody alebo technickú podporu kontaktujte administrátora alebo podporu.

13. Podpora a zdroje

Ak narazíte na problémy alebo máte otázky:

Kontaktujte HR administrátora pre radu.
Online zdroje: Navštívte Pulsawork Help Center pre návody a FAQ.
Podpora Pulsawork: Obracejte sa cez portál podpory.

Tento podrobný manuál vám pomôže efektívne využívať aplikáciu Faktúry Pulsawork – od jednoduchého vyhľadávania po hromadné akcie a AI extrakciu dát. Veľa úspechov pri fakturácii! 🚀

14. Najčastejšie otázky (FAQ)

Ako sa prihlásim do aplikácie?

Použite pridelené prihlasovacie údaje. Zabudli ste heslo? Kliknite na „Zabudnuté heslo“ pre obnovenie.

Ako si zobrazím vystavené faktúry?

Prejdite do sekcie „Príjmy“, použite filtre na vyhľadanie podľa zákazníka, dátumu alebo stavu.

Aký je postup na úpravu faktúry?

Kliknite na faktúru, stlačte ikonu Upraviť, vykonajte zmeny a uložte.

Ako zmažem faktúru?

Len s oprávnením. Vyberte faktúru, kliknite na 🗑️ a potvrďte.

Čo sú prepojenia a prečo sú dôležité?

Prepojenia spájajú aplikáciu s bankami alebo službami, umožňujú sledovanie platieb a automatizáciu.

Ako nastavím nové prepojenie?

Prejdite do Nastavenia prepojení, vyberte poskytovateľa, prihláste sa a potvrďte prepojenie.

Aké oprávnenia potrebujem na úpravu alebo zmazanie faktúr?

Potrebujete práva „Editor“ alebo „Administrátor“. Skontrolujte svoju rolu v profile.

Ako získam prístup k účtovným denníkom?

Kliknite na „Účtovné denníky“ v navigačnom paneli.

Ako funguje AI dolovanie dát?

Systém po potvrdení používateľa automaticky extrahuje údaje z prichádzajúcich faktúr a vyplní ich do príslušných polí.

Môžem automatizovať úhrady faktúr?

Áno, ak je váš bankový účet (Tatra banka a.s.) prepojený, stavy platieb sa aktualizujú v reálnom čase.

Čo robiť, ak narazím na chybu?

Obnovte stránku alebo sa odhláste a prihláste znova. Ak problém pretrváva, kontaktujte podporu.

Ako kontaktujem podporu?

Použite v aplikácii „Bug Reporter“ v pravom dolnom fialovom tlačidle.

Ako vyzerá stránka?

Príklad tabuľky faktúr