Preskočiť na obsah

Užívateľská príručka pre Službovo orientované objednávky

Vitajte v Systéme správy službovo orientovaných objednávok!
Táto príručka vám pomôže orientovať sa v systéme, pochopiť jeho kľúčové funkcie a efektívne spravovať servisné operácie. Či už vytvárate servisné objednávky, priraďujete úlohy zamestnancom alebo generujete finančné reporty, tento manuál poskytuje podrobné kroky a odporúčané postupy pre úspešné používanie.

1. Úvod

Servisná objednávka predstavuje formálnu požiadavku na vykonanie konkrétnych služieb v rámci organizácie alebo pre externého klienta. Slúži ako centralizovaný záznam, ktorý detailne popisuje, aká práca má byť vykonaná, kto za ňu zodpovedá, kedy má byť vykonaná a ako súvisí s internými zdrojmi a finančnou štruktúrou (napr. nákladové strediská).

Servisné objednávky sa bežne používajú na správu požiadaviek na údržbu, profesionálne služby, interné podporné úlohy alebo akúkoľvek inú prevádzkovú službu, ktorá vyžaduje sledovanie, priradenie a plnenie.

Kľúčové informácie zaznamenané v servisnej objednávke:

  • Názov a číslo objednávky: Jedinečne identifikuje servisnú požiadavku.
  • Dodávateľ alebo účet: Prepojuje objednávku s konkrétnym dodávateľom alebo interným oddelením.
  • Priradení pracovníci: Osoby alebo tímy zodpovedné za splnenie služby.
  • Typ objednávky: Určuje povahu objednávky (napr. interná, externá, jednorazová, opakovaná).
  • Dátum začiatku a ukončenia: Definuje trvanie alebo termín služby.
  • Nákladové stredisko (voliteľné): Priraďuje službu k rozpočtu alebo finančnému sledovaniu.
  • Stav objednávky: Sleduje aktuálny stav (Návrh, Aktívna, Prebieha, Splnená, Uzavretá).

Výhody používania servisných objednávok:

  • Centralizované sledovanie: Uchováva všetky informácie o službách na jednom mieste.
  • Zodpovednosť: Jasne priraďuje zodpovednosť pracovníkom alebo tímom.
  • Finančný dohľad: Podporuje alokáciu nákladov vďaka integrácii s nákladovými strediskami.
  • Sledovanie plnenia: Umožňuje sledovať dokončenie úloh prostredníctvom prepojených záznamov o plnení.
  • Prevádzková efektivita: Zjednodušuje plánovanie, realizáciu a reportovanie služieb.

Modul Servisné objednávky je nevyhnutný pre organizácie, ktoré chcú formalizovať a zefektívniť proces zadávania, priraďovania a dokončovania služieb naprieč oddeleniami alebo s externými partnermi.

2. Prehľad systému servisných objednávok

Systém servisných objednávok je navrhnutý na zjednodušenie správy služieb, priraďovania práce a sledovania plnenia. Podporuje celý životný cyklus servisnej objednávky — od vytvorenia po reportovanie — a ponúka nástroje ako filtre, exporty a priradenie nákladových stredísk na finančné a prevádzkové sledovanie.

Vďaka intuitívnemu dizajnu a oprávneniam podľa rolí umožňuje tento systém ako prevádzkovým, tak administratívnym používateľom udržiavať jasný prehľad o poskytovaní služieb a priraďovaní tímov.

3. Kľúčové funkcie

1. ➕ Vytvorenie servisnej objednávky

Prístup k formuláru

  • Prejdite na dashboard a kliknite na "Vytvoriť objednávku".

Vyplnenie formulára

  • Zadajte dôležité údaje ako:
  • Názov objednávky
  • Číslo objednávky
  • Dodávateľ
  • Priradený účet
  • Dátum začiatku/ukončenia
  • Typ objednávky (interná, externá, atď.)

Priradenie pracovníkov

  • Vyberte zamestnancov zodpovedných za splnenie servisnej objednávky.

Priradenie nákladového strediska

  • Voliteľne vytvorte alebo vyberte nákladové stredisko podľa názvu objednávky pre jednoduchšie finančné zoskupenie.

2. ⚙️ Správa objednávok

  • Upraviť objednávku: Kliknite na tlačidlo "Upraviť" pre aktualizáciu informácií o objednávke.
  • Zmazať objednávku: Trvalo odstráňte objednávky, ktoré už nie sú potrebné.
  • Zobraziť detaily objednávky: Prístup k detailnému zobrazeniu, ktoré ukazuje:
  • Priradení zamestnanci
  • Stav plnenia
  • Prepojené nákladové strediská
  • Štatistický prehľad objednávky

3. 📦 Plnenie objednávok

  • Vytvoriť plnenie: Generujte záznamy o plnení na základe vykonanej práce.
  • Priradiť k nákladovému stredisku: Prepojte každé plnenie s relevantným nákladovým strediskom pre presné sledovanie rozpočtu.
  • Prehľad plnenia: Zobrazte všetky plnenia spojené s objednávkou, vrátane stavu a priradených pracovníkov.

Automatizované plnenie

Plnenie servisných objednávok môže byť plne automatizované, ak sú splnené špecifické systémové požiadavky. Táto automatizácia zjednodušuje proces uzatvárania servisných objednávok a presnej alokácie nákladov — šetrí čas a znižuje ľudské chyby.

Systémové požiadavky na automatizáciu:

  • Výkazy práce: Všetci pracovníci priradení k objednávke musia mať odovzdané a schválené výkazy práce za obdobie plnenia.
  • Tarify: Každá zaznamenaná aktivita musí mať priradený tarif (hodinová sadzba alebo náklad).
  • Schválenie: Všetky záznamy vo výkazoch práce musia byť skontrolované a schválené.

Čo systém vykoná automaticky:

  • Ak sú vyššie uvedené podmienky splnené, systém:
  • Automaticky splní objednávku za vybrané obdobie.
  • Ak je k objednávke priradené nákladové stredisko:
    • Automaticky vytvorí finančné záznamy pre príslušné nákladové stredisko na mesačný finančný controlling.
    • Tieto záznamy budú obsahovať:
    • Kategória nákladov
    • Typ nákladu
    • Dátum
    • Mena
    • Prepojený profil pracovníka
    • Suma

Táto funkcia zabezpečuje, že akonáhle sú údaje o čase a nákladoch overené, proces plnenia môže prebehnúť bez manuálneho zásahu — poskytuje spoľahlivú a efektívnu správu servisných objednávok.

4. 🔍 Filtre a vyhľadávanie

Vyhľadávacie pole

  • Použite vyhľadávacie pole na nájdenie servisných objednávok podľa názvu, čísla alebo kľúčového slova.

Možnosti filtra

  • Stav objednávky: Aktívna, Prebieha, Uzavretá
  • Časové obdobie: Zobraziť objednávky vytvorené alebo splnené v rámci vlastného časového rámca.
  • Priradení pracovníci: Filtrovať podľa konkrétnych zamestnancov.
  • Nákladové stredisko: Zobraziť objednávky prepojené s konkrétnymi nákladovými strediskami pre finančný prehľad.

5. 📈 Reporty a exporty

  • Generovať reporty: Vytvárajte podrobné reporty na interné použitie, audity alebo hodnotenie výkonu.
  • Export dát: Stiahnite si dáta servisných objednávok vo formáte .XLSX na externú analýzu a archiváciu.

4. Prehľad akcií a filtrov

Akcie

  • Vytvoriť objednávku – Začať novú servisnú objednávku.
  • Upraviť objednávku – Upraviť detaily objednávky.
  • Zmazať objednávku – Odstrániť zastarané alebo chybné objednávky.
  • Generovať dokumenty – Vytvoriť tlačiteľné dokumenty spojené s objednávkami.
  • Priradiť k nákladovému stredisku – Prepojiť plnenia na finančné sledovanie.

Filtre

  • Stav objednávky – Aktívna, Neaktívna, Uzavretá
  • Časové obdobie – Vlastné časové filtre
  • Priradení pracovníci – Filtrovať podľa personálu
  • Nákladové stredisko – Zobraziť objednávky podľa konkrétneho strediska

5. Systémové prepojenia

  • Správa zamestnancov: Priama integrácia s profilmi zamestnancov na priraďovanie práce.
  • Nákladové strediská: Plynulé prepojenie medzi servisnými objednávkami a sledovaním nákladov.
  • Modul reportov: Kombinujte dáta servisných objednávok s nástrojmi na reportovanie pre strategickú analýzu.

6. Podpora a zdroje

Ak narazíte na problémy alebo máte otázky:

  • Kontaktujte HR administrátora pre radu.
  • Online zdroje: Navštívte Pulsawork Help Center pre návody a FAQ.
  • Podpora Pulsawork: Obracejte sa cez portál podpory.

Táto podrobná príručka vám pomôže efektívne využívať Pulsawork's Service Order App – od jednoduchého vyhľadávania po hromadné akcie a AI extrakciu dát. Veľa úspechov pri objednávaní! 🚀

7. Najčastejšie otázky (FAQ)

Ako vytvorím novú servisnú objednávku?

Prejdite na dashboard a kliknite na "Vytvoriť objednávku". Vyplňte požadované polia a odošlite formulár.

Môžem upraviť existujúcu objednávku?

Áno. Vyberte objednávku a kliknite na "Upraviť" pre úpravu ľubovoľného poľa.

Ako priradím plnenie k nákladovému stredisku?

Počas procesu plnenia použite rozbaľovacie menu na výber príslušného nákladového strediska.

Čo robiť, ak narazím na chybu?

Pozorne si prečítajte chybové hlásenie. Ak si nie ste istí, kontaktujte svojho systémového administrátora alebo podporu.

Ako môžem exportovať dáta objednávok?

Prejdite do sekcie Reporty a použite funkciu Export na stiahnutie dát objednávok vo vami preferovanom formáte.

Je možné filtrovať objednávky podľa dátumu?

Áno. Použite časový filter na zobrazenie objednávok vytvorených alebo splnených v konkrétnom období.

Ako vyzerá stránka?

Príklad tabuľky servisných objednávok