Preskočiť na obsah

Užívateľská príručka pre správu Prepravných objednávok

Správa prepravných objednávok je kľúčovou súčasťou modernej logistiky a riadenia dodávateľského reťazca.
Tento manuál poskytuje kompletný návod, ako používať systém prepravných objednávok, vrátane vytvárania, úprav, správy a sledovania prepravných objednávok. Zahrňuje aj možnosti filtrovania, exportu dát a kľúčové integračné body — umožňuje používateľom zefektívniť prepravné workflow.

1. Úvod

Prepravná objednávka je štruktúrovaná požiadavka v logistickom systéme, ktorá definuje pohyb tovaru z miesta nakládky do miesta doručenia. Slúži ako centrálny záznam na správu detailov prepravy, vrátane plánovania, cien, dopravcov a sledovania plnenia.

Prepravné objednávky sú zásadné pre koordináciu a dokumentáciu každej fázy doručovacieho procesu, zabezpečujú, že všetci účastníci — dodávatelia, logistickí manažéri aj dopravcovia — majú prístup k rovnakým, presným a aktuálnym informáciám.

Kľúčové informácie v prepravnej objednávke:

  • Názov a číslo objednávky: Unikátne identifikátory na sledovanie a referenciu.
  • Dodávateľ a účet: Určuje, kto zásielku odosiela a kto ju prijíma.
  • Cena a mena: Celková cena prepravy vrátane meny.
  • Dôležité dátumy:
  • Dátum nakládky: Kedy je tovar plánovaný na vyzdvihnutie.
  • Očakávaný dátum doručenia: Plánovaný dátum doručenia tovaru.
  • Dátum vykládky: Skutočný alebo potvrdený dátum doručenia.
  • Detaily prepravy:
  • Informácie o vozidle, prívesu a vodičovi (interný alebo externý).
  • Voliteľné priradenie prepravnej spoločnosti alebo individuálneho dopravcu.
  • Adresy:
  • Miesta nakládky a doručenia vrátane krajiny, mesta a PSČ.
  • Správca objednávky: Osoba zodpovedná za dohľad a správu objednávky.
  • Stav objednávky: Aktuálny stav objednávky (napr. Návrh, Aktívna, Dokončená, Uzavretá).

Výhody používania prepravných objednávok:

  • Lepšia koordinácia logistiky: Všetci účastníci majú jasné a jednotné informácie o preprave.
  • Sledovanie stavu v reálnom čase: Manažéri majú prehľad o priebehu objednávky od expedície po doručenie.
  • Súlad a auditovateľnosť: Uchováva záznamy o každej zásielke pre reporty, fakturáciu a kontrolu.
  • Kontrola nákladov: Umožňuje sledovať náklady na prepravu, vrátane väzby na ceny, dopravcov a strediská nákladov.
  • Pripravené na integráciu: Možnosť synchronizácie s API a ďalšími modulmi pre automatizované aktualizácie a reporty.

Prepravná objednávka je základným prvkom riadenia logistiky, umožňuje štruktúrovaný a spoľahlivý chod dodávateľského reťazca.

2. Prehľad

Systém správy prepravných objednávok ponúka centralizovanú platformu na správu celého životného cyklu prepravných operácií. Od vytvorenia objednávky po sledovanie plnenia umožňuje používateľom riadiť logistické úlohy s presnosťou a prehľadom.

Kľúčové funkcie zahŕňajú: - Vytváranie a úpravy prepravných objednávok - Správa detailov objednávok a sledovanie plnenia - Používanie filtrov na rýchle vyhľadávanie dát - Export dát na reportovanie alebo archiváciu - Integrácia s externými API na synchronizáciu dát

3. Kľúčové komponenty

1. 📋 Prehľad prepravných objednávok

Vyhľadávanie a výber

  • Použite vyhľadávacie pole na nájdenie konkrétnych objednávok podľa názvu, čísla alebo kľúčových slov.
  • Vyberte viac objednávok na hromadné akcie ako generovanie dokumentov alebo export.

Akcie

  • Vytvoriť objednávku – Otvorte formulár na registráciu novej prepravnej objednávky.
  • Upraviť objednávku – Aktualizujte existujúce údaje objednávky.
  • Zobraziť detaily – Prezrite si kompletné informácie o objednávke vrátane ceny, prepravy a logistiky.
  • Zmazať objednávku – Odstráňte neaktuálne alebo chybné objednávky (vyžaduje oprávnenie).

Hromadné akcie a export

  • Generovať dokumenty – Vytvorte prepravné alebo doručovacie dokumenty pre vybrané objednávky.
  • Export do Excelu – Stiahnite si štruktúrovaný súbor .xlsx s vybranými objednávkami na offline analýzu alebo reportovanie.

2. 📝 Detaily objednávky

Každá prepravná objednávka obsahuje kľúčové polia na sledovanie:

  • Číslo a názov objednávky – Unikátne identifikátory každej objednávky.
  • Dodávateľ a účet – Strany spojené s objednávkou.
  • Cena a mena – Celková cena objednávky a použitá mena.
  • Dáta:
  • Dátum nakládky
  • Očakávaný dátum doručenia
  • Dátum vykládky
  • Detaily prepravy:
  • Informácie o vozidle, prívesu a vodičovi
  • Interné alebo externé logistické priradenie
  • Správca objednávky – Osoba zodpovedná za správu prepravy.
  • Stav objednávky – Aktuálna fáza životného cyklu (napr. Aktívna, Uzavretá).

3. ✏️ Vytváranie a úprava objednávky

Pri vytváraní alebo úprave objednávky budete vyzvaní na vyplnenie nasledujúcich polí:

  • Názov a číslo objednávky
  • Dodávateľ a účet
  • Náklady a mena
  • Dôležité dátumy: nakládka, doručenie, vykládka
  • Detaily prepravy: výber z interných vodičov alebo externých dopravcov
  • Adresy:
  • Adresa nakládky (mesto, krajina, PSČ)
  • Adresa doručenia (mesto, krajina, PSČ)

4. 🔍 Možnosti filtrovania

Použite filtre v prehľade objednávok na zjednodušenie vyhľadávania a reportovania:

  • Dátum: Filtrovanie podľa dátumu nakládky alebo doručenia.
  • Adresa: Filtrovanie podľa lokality — mesto, krajina alebo PSČ pre nakládku aj doručenie.
  • Správca objednávky: Filtrovanie podľa zodpovednej osoby.
  • Stav: Zobrazenie objednávok podľa ich stavu (napr. Aktívna, Uzavretá).
  • Štítky: Filtrovanie podľa vlastných tagov.
  • Fakturačný stav: Zobrazenie iba fakturovaných alebo nefakturovaných objednávok.

4. Prepojenia a integrácie

  • API rozhrania: Systém podporuje RESTful API na umožnenie externým aplikáciám načítať alebo aktualizovať dáta prepravných objednávok.
  • Oprávnenia a roly:
  • Niektoré akcie (napr. mazanie objednávok, export dát) môžu byť obmedzené podľa používateľskej roly.
  • Uistite sa, že váš účet má potrebné oprávnenia na prístup ku konkrétnym funkciám.

5. Podpora a zdroje

Ak narazíte na problémy alebo máte otázky:

  • Kontaktujte HR administrátora pre radu.
  • Online zdroje: Navštívte Pulsawork Help Center pre návody a FAQ.
  • Podpora Pulsawork: Obracejte sa cez portál podpory.

Tento podrobný manuál vám pomôže efektívne využívať aplikáciu Prepravné objednávky Pulsawork – od jednoduchého vyhľadávania po hromadné akcie a AI extrakciu dát. Veľa úspechov pri objednávaní! 🚀

6. Najčastejšie otázky (FAQ)

Ako vytvorím novú prepravnú objednávku?

Prejdite do Prehľadu prepravných objednávok, kliknite na "Vytvoriť objednávku", vyplňte formulár a odošlite ho.

Môžem upraviť existujúcu objednávku?

Áno. Kliknite na "Upraviť" vedľa objednávky v zozname a aktualizujte potrebné polia.

Ako môžem filtrovať objednávky podľa dátumu?

Použite dátumové filtre v prehľade objednávok na zúženie výsledkov podľa dátumu nakládky alebo doručenia.

Čo robiť, ak narazím na chybu?

Skontrolujte chybové hlásenie. Uistite sa, že sú vyplnené všetky povinné polia. Ak problém pretrváva, kontaktujte podporu systému.

Ako môžem exportovať dáta objednávok?

V prehľade objednávok použite možnosť "Export do Excelu" na stiahnutie vybraných dát objednávok vo formáte .xlsx.

Aké oprávnenia sú potrebné na správu objednávok?

Oprávnenia závisia od používateľskej roly. Pokročilé akcie ako mazanie alebo export môžu vykonávať iba oprávnení používatelia (napr. manažéri alebo vedúci logistiky).

Ako vyzerá stránka?

Príklad tabuľky prepravných objednávok