Manuál pre správu zmlúv

Stránka Zmluvy vám poskytuje kompletný prehľad o pracovných zmluvách. Môžete vyhľadávať, filtrovať, exportovať dáta a vykonávať rôzne akcie (napríklad vytváranie, úpravy alebo ukončenie zmluvy) priamo z hlavného panela. Všetky interakcie prebiehajú pomocou intuitívnych tlačidiel, modálnych okien a ponúk.

1. Začíname

Prístup na stránku

Navigačný panel:
V hornej časti hlavného panela uvidíte drobčekovú navigáciu (napr. „Zmluvy“). Kliknutím na drobčekovú navigáciu zobrazíte svoju aktuálnu pozíciu a môžete prejsť do vyšších modulov.
Modulové menu:
Prepínajte medzi modulmi (Zmluvy, Dodatky, Ukončenia) pomocou označených tlačidiel s ikonami.

Popis stavov zmlúv

Aktívna:
Zmluva je aktuálne platná a v účinnosti. Zamestnanec pracuje podľa podmienok tejto zmluvy.
Výpovedná doba:
Zmluva je stále aktívna, ale bola podaná formálna výpoveď. Zamestnanec pracuje počas výpovednej doby pred konečným ukončením.
Podpísaná:
Zmluva bola formálne podpísaná všetkými požadovanými stranami, ale nemusí byť ešte aktívna (napríklad ak je dátum nástupu v budúcnosti).
Exspirovaná:
Zmluva dosiahla svoj koniec bez predĺženia. Pracovný pomer na základe tejto zmluvy skončil.
Ukončená:
Zmluva bola oficiálne ukončená pred plánovaným dátumom, dobrovoľne alebo nedobrovoľne.
Všetky:
Zobrazí všetky zmluvy bez ohľadu na ich aktuálny stav, poskytuje kompletný prehľad aktívnych, podpísaných, exspirovaných a ukončených zmlúv.

2. Prehľad zobrazenia zoznamu zmlúv

Rozloženie tabuľky

Tabuľka zmlúv obsahuje tieto kľúčové stĺpce: - Číslo zmluvy - Zamestnanec - Zamestnávateľ - Oddelenie/útvar - Typ zmluvy, fond, mzda, dovolenka - Platnosť (od/do/na dobu neurčitú) - Registrácia poistenia (farebné ikony) - Poznámky a dokumenty (rýchly prístup) - Stav (aktívna, výpovedná doba, podpísaná, ukončená)

Navigácia v tabuľke

Klikateľné mená zamestnancov: Otvorí profil zamestnanca v novej karte.
Akčné ikony: Úprava, zobrazenie bonusov alebo ďalšie interakcie so záznamom.

3. Možnosti filtrovania a vyhľadávania

Vyhľadávacie pole a rýchle filtre

Textové vyhľadávanie: Zadajte kľúčové slová (zamestnanec, číslo zmluvy, útvar) na filtrovanie.
Tlačidlá filtrov: Tlačidlá podľa stavu (Aktívna, Výpovedná doba, Návrh, Podpísaná, Exspirovaná, Ukončená, Všetky) s počtami záznamov.

Pokročilé filtre

Panel filtrov: Nastavte typ zmluvy, útvar, dátumy, rozsah mzdy a pod.
Výber dátumu: Filtrovanie zmlúv podľa časového rozmedzia.
Dynamické rozbaľovacie ponuky: Jednoduchý výber útvarov, pozícií, zákaziek, skupín a ďalších možností.

4. Vykonávanie akcií so zmluvami

Hromadné akcie

Zaškrtávacie políčka: Vyberte jednu alebo viac zmlúv.

Ponuka hromadných akcií: Vykonajte akcie ako:

Generovanie dokumentov:
Umožňuje generovať oficiálne dokumenty (napríklad zmluvy alebo súhrny) pre viac vybraných zmlúv naraz. Sprievodca v modálnom okne vás prevedie procesom generovania. Dokumenty sú generované na základe šablón vytvorených v module Šablóny v Nastaveniach. Ak nemáte vytvorenú šablónu, systém zobrazí Žiadne dokumenty na vygenerovanie.
Pridanie dodatkov k zmluve:
Umožňuje vytvoriť dodatky k zmluvám (napr. zmeny mzdy, úväzku alebo pozície) pre viac zmlúv naraz. Táto akcia otvorí modálne okno na zadanie detailov dodatku a je možné ju použiť pre viac zmlúv. Každý dodatok je vytvorený na základe zvolenej šablóny v module Šablóny. Ak nemáte vytvorenú šablónu, systém zobrazí Žiadne dodatky na vytvorenie. Číslovanie dodatkov je automatické.
Priradenie bonusov:
Priraďujte bonusy alebo odmeny hromadne. Vhodné na priradenie štandardných bonusov zamestnancom s podobnými zmluvami.
Priradenie k pracovným/servisným zákazkám:
Hromadne priraďte vybrané zmluvy ku konkrétnym pracovným alebo servisným zákazkám. Táto akcia otvorí modálne okno na zadanie detailov zákazky. Možno priradiť len už vytvorené aktívne zákazky. Ak nie sú k dispozícii žiadne aktívne zákazky, zoznam bude prázdny a novú zákazku nemožno vytvoriť priamo z tejto akcie.
Zmena útvaru:
Zmeňte priradené oddelenie alebo útvar viacerým zamestnancom naraz. Užitočné pri reorganizácii tímov alebo presune skupín zamestnancov.
Aktualizácia sekundárnej pauzy:
Hromadne aktualizujte nastavenia zmlúv, napríklad sekundárnu pauzu (využíva sa v plánovaní zmien alebo výpočte pracovného času). Táto akcia súvisí s modulom Plánovanie v aplikácii Dochádzka.
Nastavenie účtovníka: Nastavenie účtovníka pre mzdy pri aktuálne vybraných zmluvách. Po výbere tejto možnosti sa otvorí modálne okno na konfiguráciu notifikácií účtovníka. Zahŕňa nastavenie e-mailu účtovníka, ktorému bude zaslané upozornenie pri podpise alebo ukončení zmluvy. Ak už máte nastaveného účtovníka pre firmu/útvar a nie je potrebné ho meniť, túto akciu môžete preskočiť. Nastavenie účtovníka pre firmu/útvar nájdete v aplikácii Organizácia v detaile firmy/útvaru v organizačnej štruktúre. Nastavenie účtovníka je možné zmeniť aj hromadne pre viac zmlúv.

Individuálne akcie v riadku

Vytvoriť/upraviť zmluvu: Použite tlačidlo „Vytvoriť“ na otvorenie formulára zmluvy.
Upraviť zmluvu: Kliknite na ikonu ceruzky; niektoré zmluvy (napr. ukončené) nemusia byť editovateľné. Úprava aktívnej zmluvy je možná len so špeciálnym oprávnením. Bez tohto oprávnenia je možné upravovať len návrhy (teda zmluvy, ktoré ešte nie sú podpísané).
Ukončiť zmluvu: Otvorí modálne okno na spracovanie ukončenia.
Vymazať zmluvu: Odstráňte zmluvu po potvrdení. Táto akcia je nevratná a dostupná len so špeciálnym oprávnením.
Zobraziť/pridať poznámky a dokumenty: Použite ikony na správu doplňujúcich informácií alebo súborov.
Podpísať zmluvu: Podpíšte zmluvu špeciálnym tlačidlom. Bez podpisu nie je zmluva aktívna a zostáva v stave návrhu.
Správa dokumentov: Otvorí modálne okno na správu dokumentov k zmluve. Nahrané dokumenty sa zobrazujú v samostatnom paneli a v detaile profilu pod záložkou Dokumenty.

Nástroje na export a import

Export dát: Exportujte filtrovaný pohľad do formátu XLSX.
Import stavu dovolenky: Nahrajte dáta o dovolenke pomocou špeciálneho modálneho okna. Ak je povolená mesačná mzda, systém automaticky vypočíta dni dovolenky na základe importovaných dát. Ak mzdy nie sú povolené, môžete dni dovolenky zadať ručne.

5. Modálne rozhranie a vyskakovacie okná

Čo sú modálne okná?

Vyskakovacie okná používané na úlohy bez opustenia stránky: - Formulár zmluvy - Generovanie dokumentov - Poznámka k zmluve - Detail registrácie poistenia - Modály pre bonusy/zmenu útvaru

Práca s modálnymi oknami

Otvoriť: Kliknite na príslušné ikony (Upraviť, Ukončiť, Spravovať dokumenty).
Odoslať: Vyplňte polia a kliknite na „Uložiť“ alebo „Odoslať“.
Zrušiť: Zatvorte okno kliknutím mimo alebo tlačidlom zrušiť.

6. Ďalšie funkcie

Integrovaná správa dokumentov

Správa dokumentov: Nahrávajte, upravujte alebo odstraňujte súbory k zmluvám.
Hromadné generovanie dokumentov: Využite hromadnú akciu na vytvorenie dokumentov pre viac zmlúv.

Prispôsobenie a nastavenia

Modulárny dizajn: Prispôsobte filtre, hromadné akcie a zobrazte štatistiky.
Štatistický pohľad: Počty v reálnom čase sa automaticky aktualizujú podľa filtrov (pozícia, typ zmluvy, útvar, pohlavie, dĺžka zmluvy).

7. Prehľad frontendových integrácií

Aktualizácie v reálnom čase: Automatické obnovenie dát s toast notifikáciami.
Responzívny dizajn: Použiteľné na počítačoch aj tabletoch.
Oprávnenia podľa rolí: Niektoré akcie môžu byť obmedzené podľa používateľských rolí.
Možnosti exportu: Súbory sa sťahujú ako XLSX s predvolenými názvami ako "zmluvy".

8. Riešenie problémov a podpora

Tento podrobný manuál vám pomôže efektívne využívať aplikáciu Zmluvy Pulsawork – od jednoduchého vyhľadávania po hromadné akcie a AI extrakciu dát. Veľa úspechov! 🚀

Ak narazíte na problémy alebo máte otázky:

Kontaktujte HR administrátora pre radu.
Online zdroje: Navštívte Pulsawork Help Center pre návody a FAQ.
Podpora Pulsawork: Obráťte sa cez portál podpory.

Záver

Vďaka tomuto manuálu môžu aj netechnicky zameraní používatelia s istotou spravovať stránku Zmluvy, používať filtre, vykonávať akcie a efektívne spravovať dáta o zmluvách v aplikácii Zamestnanci.

Užite si zjednodušenú správu zmlúv!

Najčastejšie otázky (FAQ)

Ako vytvorím novú pracovnú zmluvu?

Pre vytvorenie novej zmluvy kliknite na tlačidlo „Vytvoriť“ v hornej časti stránky Zmluvy. Otvorí sa modálny formulár, kde vyplníte všetky potrebné údaje ako zamestnanec, typ zmluvy, mzda, dátumy a priradený útvar.

Môžem upraviť existujúcu zmluvu?

Áno, kliknite na ikonu ceruzky (upraviť) v riadku zmluvy pre otvorenie zmluvy na úpravu. Upozorňujeme, že ukončené zmluvy alebo zmluvy v inom stave ako návrh môžu mať obmedzenia pre úpravy bez špeciálneho oprávnenia.

Ako ukončím zmluvu?

Použite ikonu ukončenia v riadku zmluvy. Otvorí sa modálne okno, kde môžete spracovať ukončenie, zadať dôvod a nastaviť dátum účinnosti.

Na čo slúžia filtre stavu ako Aktívna, Návrh alebo Ukončená?

Stavové filtre umožňujú rýchlo zobraziť zmluvy podľa ich aktuálneho stavu. Napríklad kliknutím na „Aktívna“ zobrazíte iba prebiehajúce zmluvy, zatiaľ čo „Ukončená“ zobrazí dokončené zmluvy. Každý stav tiež zobrazuje počet zmlúv.

Môžem vykonávať hromadné akcie nad viacerými zmluvami?

Áno, vyberte viac zmlúv pomocou zaškrtávacích políčok a otvorte ponuku hromadných akcií. Môžete generovať dokumenty, priraďovať bonusy, meniť útvary alebo aktualizovať nastavenia pre všetky vybrané zmluvy.

Ako exportujem dáta o zmluvách?

Použite tlačidlo Export (ikona sťahovania) na export aktuálneho zobrazenia zmlúv do XLSX súboru. Exportované dáta zodpovedajú použitým filtrom.

Je možné nahrávať dokumenty k zmluve?

Áno, použite ikonu Správa dokumentov v každom riadku zmluvy na nahranie, úpravu alebo odstránenie súborov, ako sú podpísané kópie alebo certifikáty.

Čo znamená varovanie pri registrácii poistenia?

Ikony registrácie poistenia (farebné) indikujú stav. Varovanie alebo červená ikona môže znamenať chýbajúcu alebo neúplnú registráciu. Kliknite na ikonu pre detailné informácie a ďalšie kroky.

Môžem importovať stavy dovolenky do zmlúv?

Áno, môžete importovať dáta o dovolenke pomocou modálneho okna Import stavu dovolenky v nastaveniach. Import musí byť vykonaný pomocou XLSX súboru.

Čo robiť, ak nevidím niektoré akcie ako vymazanie zmluvy?

Akcie ako mazanie alebo úpravy môžu vyžadovať špeciálne oprávnenie. Ak možnosť chýba, kontaktujte správcu systému pre overenie vašich práv.

Ako priradím zmluvu ku konkrétnemu oddeleniu alebo útvaru?

Môžete priradiť alebo zmeniť útvar pomocou možnosti upraviť zmluvu. Vo formulári zmluvy prejdite na pole útvar a vyberte správne oddelenie z rozbaľovacej ponuky.

Čo znamená pole 'Fond' v zmluve?

Pole Fond predstavuje pracovný úväzok zamestnanca podľa zmluvy. Zvyčajne sa uvádza v hodinách za týždeň alebo mesiac.

Môžem zobraziť všetky zmluvy, ktoré čoskoro exspirujú?

Áno, použite pokročilé filtre alebo zoradte zmluvy podľa dátumu ukončenia. Môžete tiež filtrovať podľa stavu alebo vytvoriť vlastný filter na zobrazenie zmlúv končiacich v určitom období.

Ako vygenerujem zmluvné dokumenty pre viacerých zamestnancov naraz?

Použite možnosť Hromadná akcia – Generovať dokumenty. Vyberte zmluvy, kliknite na akciu a postupujte podľa sprievodcu na vygenerovanie požadovaných dokumentov pre všetky vybrané záznamy.

Dá sa sledovať história zmluvy alebo zmien?

Aktualizácie zmlúv nájdete v moduloch Dodatky a Ukončenia. Môžete zobraziť históriu zmien zmluvy. Niektoré implementácie môžu zobrazovať aj históriu verzií. Skontrolujte Poznámky k zmluve alebo sa opýtajte správcu.

Čo sa stane, ak zmluva nemá dátum ukončenia?

Ak nie je uvedený dátum ukončenia, zmluva sa považuje za „na dobu neurčitú“ a v tabuľke zmlúv bude takto zobrazená.

Ako spravovať bonusy k zmluve?

Bonusy je možné pridávať pomocou možnosti „Priradiť bonusy k zmluve“ buď individuálne, alebo hromadne. Otvorí sa modálne okno na definíciu typov a hodnôt bonusov.

Čo znamená stav registrácie poistenia v tabuľke zmlúv?

Toto pole zobrazuje stav registrácie sociálneho a zdravotného poistenia. Zelená znamená registrované, červená alebo varovná farba značí neúplnú alebo chýbajúcu registráciu. Požiadavky ako nahratie potvrdenia nájdete v detaile.

Ako aktualizujem oddelenie alebo útvar pri viacerých zmluvách naraz?

Vyberte zmluvy pomocou zaškrtávacích políčok a použite možnosť „Zmeniť útvar“ v ponuke hromadných akcií na aktualizáciu útvaru pri viacerých zmluvách súčasne.

Čo robiť, ak je exportovaný súbor prázdny alebo chýbajú zmluvy?

Uistite sa, že vaše filtre neobmedzujú zobrazenie. V prípade potreby filtre resetujte a skúste export znova. Ak problém pretrváva, kontaktujte administrátora alebo podporu.

Ako vyzerá stránka?

Príklad tabuľky zmlúv