Manuál pre správu víz a pobytov
Vitajte v aplikácii Víza a pobyty, ktorá je určená pre HR a firemných administrátorov na efektívnu správu víz, povolení na pobyt a identifikačných dokladov zahraničných zamestnancov. Tento manuál vysvetľuje funkcie aplikácie, navigáciu v rozhraní a vykonávanie individuálnych aj hromadných akcií – bez potreby technických znalostí.
1. Úvod
Aplikácia Víza a pobyty je súčasťou vášho HR dashboardu a zameriava sa na správu procesov pracovného povolenia pre zahraničných zamestnancov. Či už vytvárate, upravujete alebo sledujete žiadosti o víza, povolenia na pobyt alebo záznamy o identifikačných dokladoch, táto aplikácia vám pomôže udržať poriadok a aktuálnosť v súlade s legislatívou a evidenciou.
2. Kľúčové funkcie
- Záložková navigácia: Jednoduché prepínanie medzi "Vízami a pobytmi" a "Identifikačnými dokladmi".
- Prehľad záznamov: Zobrazenie kompletného zoznamu všetkých procesov víz a pobytov.
- Vyhľadávanie a filtrovanie: Rýchle zúženie záznamov podľa stavu, dátumov, štátnej príslušnosti, účelu pobytu a ďalších kritérií.
- Detailné informácie o zázname: Prístup k detailom vrátane ubytovania, pracovných údajov, úloh, príloh a vlastných poznámok.
- Hromadné akcie: Úpravy viacerých záznamov naraz (napr. hromadná zmena stavu, generovanie dokumentov, pridanie štítkov alebo úprava údajov o ubytovaní).
- Oprávnenia a roly: Dáta môžu zobrazovať alebo meniť len používatelia s príslušnými oprávneniami.
- Prispôsobiteľné akcie: Možnosti ako "pridať nový proces", "upraviť", "zmazať" a ďalšie akcie dostupné cez modálne okná.
- Správa úloh a príloh: Spravujte úlohy súvisiace s procesom a zobrazujte pripojené dokumenty.
3. Prístup do aplikácie Víza a pobyty
- Prihláste sa: Otvorte svoj účet Pulsawork a prihláste sa.
- Prejdite do sekcie Ľudské zdroje – Víza a pobyty: V dashboarde nájdite sekciu HR alebo Cudzinci.
- Vyberte možnosť Víza a pobyty: Kliknite na odkaz "Víza a pobyty" v hornej navigačnej lište.
- Prepínajte záložky podľa potreby: Pomocou tlačidiel hore prepínajte medzi pohľadom "Víza a pobyty" a "Identifikačné doklady".
4. Orientácia v používateľskom rozhraní
Hlavná navigácia a záložky
- Drobčeková navigácia: Hore na stránke vidíte zobrazenie aktuálneho modulu (napríklad Víza a pobyty), ktoré vám pomáha orientovať sa v navigácii.
- Tlačidlá na výber pohľadu: Skupina tlačidiel umožňuje prepínať medzi:
- Víza a pobyty: Hlavný pohľad na záznamy o vízach, pobytoch a súvisiacich procesoch.
- Identifikačné doklady: Pohľad na záznamy o identifikačných dokladoch. (Prístup môže byť obmedzený podľa oprávnení.)
Rozloženie obrazovky
- Hlavička a navigácia: Hore je názov "Víza a pobyty" s ikonami.
- Oblasť filtrov a akcií: Pod hlavičkou nájdete sadu filtrov a hromadných akcií. Tu môžete vyhľadávať a filtrovať záznamy.
- Tabuľka/prehľad záznamov: Hlavná časť zobrazuje tabuľku alebo zoznam záznamov s kľúčovými údajmi ako meno, štátna príslušnosť, stav procesu a dátumy podania.
- Akčné tlačidlá: Každý záznam má vlastnú sadu akcií (úprava, zmazanie, úlohy atď.) dostupných cez tlačidlá alebo ikony.
5. Práca s modulom Víza a pobyty
Zobrazenie záznamov
- Zobrazenie zoznamu: Po vstupe do modulu sa zobrazí zoznam existujúcich záznamov o vízach a pobytoch.
- Stĺpce tabuľky: Stĺpce zahŕňajú meno zamestnanca, štátnu príslušnosť, účel pobytu, dátumy ubytovania, pracovné údaje, štítky, postup úloh, poznámky, prílohy, zodpovednú osobu a stav procesu.
- Aktualizácie v reálnom čase: Pri zmenách (individuálnych aj hromadných) sa zoznam automaticky aktualizuje.
Vyhľadávanie a filtrovanie záznamov
- Vyhľadávacie pole: Pre rýchle nájdenie záznamov zadajte kľúčové slová (napr. meno zamestnanca alebo štátnu príslušnosť).
- Filtračné pole: Filtre umožňujú zúžiť záznamy podľa:
- Stavu procesu (otvorený, podaný, schválený, pozastavený, zamietnutý)
- Dátumov (dátumy podania, platnosť ubytovania atď.)
- Účelu pobytu alebo typu pobytu
- Ďalších kritérií (štítky, zamestnávateľ atď.)
- Použitie filtrov: Stačí vybrať požadovaný filter a zoznam sa automaticky aktualizuje.
Individuálne akcie so záznamom
- Zobrazenie detailu: Kliknite na meno zamestnanca alebo záznam pre otvorenie detailných informácií v novom okne.
- Úprava záznamu: Použite tlačidlo "upraviť" (ikona ceruzky) na zmenu údajov.
- Zmazanie záznamu: Akcia "zmazať" trvalo odstráni záznam.
- Správa úloh: Otvorte modálne okno "úlohy" na kontrolu a aktualizáciu úloh spojených s procesom. Môžete vytvárať nové úlohy, označovať ich ako splnené a nastavovať termíny. Platforma zobrazuje aj postupový pruh a umožňuje vytvárať šablóny úloh pre opakujúce sa procesy.
- Prílohy a poznámky: Prezerajte, pridávajte alebo aktualizujte prílohy a rýchle poznámky s doplňujúcimi informáciami.
6. Práca s modulom Identifikačné doklady
Pohľad Identifikačné doklady je obdobný ako modul Víza a pobyty, ale zameriava sa na evidenciu dokladov.
7. Hromadné akcie a ďalšie funkcie
Hromadné akcie umožňujú vykonávať úpravy viacerých záznamov naraz.
Prehľad dostupných hromadných akcií
- Generovať dokumenty: Výber z pripravených dokumentov pre vybrané krajiny.
- Zmeniť stav procesu: Hromadná zmena stavu viacerých záznamov.
- Pridať štítky: Globálne pridanie štítkov k vybraným záznamom.
- Pridať údaje o ubytovaní: Pridanie údajov o ubytovaní (nehnuteľnosť, platnosť) k viacerým záznamom.
- Pridať informácie o podaní: Pridanie údajov o dátume a mieste podania.
- Pridať pracovné údaje: Hromadné doplnenie údajov ako zamestnávateľ, užívateľ zamestnávateľa, pozícia, ID pracovnej ponuky, mzda, fond, dátum nástupu a ukončenia, platnosť dokumentu.
- Pridať pracovisko: Pridanie údajov o pracovisku (adresa, mesto, štát), ktoré sa líši od uložených zamestnávateľov.
- Pridať registre: Pridanie údajov o trestnej bezúhonnosti pre jeden alebo viac záznamov.
8. Globálna správa aplikácie Víza a pobyty
Správa účelov pobytu
Správa účelov pobytu je kľúčová pre kategorizáciu procesov víz a pobytov podľa dôvodu pobytu zamestnanca.
Prístup k správe účelov pobytu: Kliknite na odkaz "Správa účelov pobytu" v sekcii nastavení. Otvorí sa stránka, kde môžete účely pridávať, upravovať alebo mazať.
- Pridanie nových účelov: Vkladajte nové možnosti dôvodov (napr. zamestnanie, štúdium, zlúčenie rodiny).
- Úprava existujúcich účelov: Aktualizujte popisy alebo detaily podľa zmien firemnej politiky.
- Filtrovanie a reporty: Správne označenie uľahčuje filtrovanie a reporting.
Správa typov pobytu
Správa typov pobytu je dôležitá pre klasifikáciu záznamov podľa typu povolenia alebo pobytu zamestnancov.
Prístup k správe typov pobytu: Kliknite na odkaz "Správa typov pobytu" v nastaveniach.
- Pridanie/úprava typov pobytu: Definujte rôzne typy povolení (napr. dočasné, trvalé, študentské).
- Preklasifikovanie: Zmeňte typy podľa aktualizácie politiky.
- Konzistentnosť: Všetky záznamy by mali byť jednotne označené pre jednoduché filtrovanie a reporting.
Správa podacích miest
Podacie miesta sú určené lokality alebo úrady, kde sa podávajú dokumenty k vízam a pobytom.
Prístup k správe podacích miest: Použite odkaz "Správa podacích miest" v sekcii nastavení.
- Pridanie nového miesta: Vytvárajte nové záznamy s adresou a kontaktmi.
- Aktualizácia údajov: Udržiavajte informácie aktuálne.
- Integrácia: Záznamy v module Víza a pobyty môžu automaticky odkazovať na podacie miesta pre zjednodušenie procesu.
Konfigurátor šablón úloh
Konfigurátor šablón úloh umožňuje prispôsobiť šablóny úloh pre každý proces víz a pobytov.
Prístup ku konfigurátoru šablón úloh: Kliknite na možnosť "Konfigurátor šablón úloh" v nastaveniach. Otvorí sa modálne okno na úpravu šablón.
- Konfigurácia úloh: Aktualizujte predvolené úlohy, ktoré sa automaticky generujú pri založení nového procesu.
- Prispôsobenie šablón: Nastavte kroky, termíny a zodpovedné osoby podľa firemného workflow.
- Konzistentnosť: Štandardizované šablóny zabezpečia jednotný postup naprieč procesmi.
9. Rýchly sprievodca krok za krokom
- Prihláste sa a navigujte
- Vyberte požadovaný pohľad
- Vyhľadávajte a filtrujte
- Skontrolujte záznam
- Vykonajte individuálnu akciu
- Použite hromadné akcie
- Uložte alebo exportujte dáta
- Prepínajte medzi záložkami
10. Podpora a ďalšia pomoc
- Miestna pomoc: Obráťte sa na HR administrátora.
- Ďalšie zdroje: K dispozícii sú školiace videá a dokumentácia.
- Technická podpora: Kontaktujte podporu Pulsawork alebo využite online help centrum.
Dodržiavaním tohto manuálu budete schopní efektívne využívať aplikáciu Víza a pobyty! 🚀
11. Najčastejšie otázky (FAQ)
Nevidím niektoré záznamy alebo akcie.
Môže to byť spôsobené obmedzením oprávnení. Uistite sa, že ste prihlásení s príslušnými prístupovými právami.
Čo ak hromadná akcia nefunguje správne?
Skontrolujte, že máte vybraný aspoň jeden záznam.
Ako môžem upraviť záznam, ak nájdem chybu?
Otvorte detail záznamu a kliknite na akciu "upraviť".
Čo robiť pri technických problémoch?
Obnovte stránku alebo kontaktujte HR podporu.
Ako vyzerá stránka?
