Používateľská príručka pre správu Schvaľovania
Aplikácia Schvaľovanie je centralizovaná platforma navrhnutá na zjednodušenie a zefektívnenie procesu schvaľovania naprieč vašou organizáciou. Či už ide o faktúry, schvaľovanie náboru, plány projektov alebo iné dokumenty vyžadujúce schválenie, tento nástroj vám umožňuje efektívne spravovať žiadosti s plnou transparentnosťou.
S intuitívnou navigáciou, aktualizáciami stavu v reálnom čase a hromadnými akciami pomáha aplikácia Schvaľovanie schvaľovateľom zostať organizovaní a pohotoví — a to všetko pri zachovaní súladu a zodpovednosti.
1. Úvod
Popis aplikácie Schvaľovanie
Aplikácia Schvaľovanie je zjednodušená, centralizovaná platforma navrhnutá na správu a sledovanie schvaľovacích pracovných tokov vo vašej organizácii. Či už ide o faktúry, rozpočty, plány projektov alebo iné rozhodovacie dokumenty, aplikácia umožňuje používateľom prehliadať, schvaľovať alebo odmietať žiadosti s transparentnosťou a kontrolou.
Tento nástroj je navrhnutý na zlepšenie efektivity, zníženie úzkych miest a poskytovanie plnej viditeľnosti do stavu schvaľovacích procesov naprieč oddeleniami alebo tímami. Organizovaním žiadostí do jednoduchých kategórií stavu — Čakajúce, Schválené a Odmietnuté — sa používatelia môžu sústrediť na to, čo potrebuje akciu, a udržiavať záznamy pripravené na audit o všetkých rozhodnutiach.
🔑 Kľúčové schopnosti:
-
Dashboard schvaľovania v reálnom čase
Zobrazte a spravujte všetky prichádzajúce žiadosti, kategorizované podľa stavu schválenia. -
Jednoduché rozhranie
Schvaľujte alebo odmietajte jednotlivé alebo viacero žiadostí len niekoľkými kliknutiami. -
Podrobný pohľad na žiadosť
Prístup k úplným metadátam vrátane žiadateľa, dátumu, typu zdroja a aktuálneho stavu. -
Pokročilé filtrovanie
Rýchlo nájdite žiadosti podľa typu, osoby alebo stavu pomocou vstavaných filtrov. -
Hromadné akcie
Schvaľujte alebo odmietajte viacero žiadostí naraz, aby ste ušetrili čas. -
Oprávnenia založené na rolách
Iba oprávnení používatelia môžu vykonávať schválenia alebo zobrazovať konkrétne žiadosti na základe svojej roly.
✅ Výhody:
-
Zvyšuje efektivitu
Zrýchľuje cykly schvaľovania znížením manuálneho sledovania a oneskorení v komunikácii. -
Zlepšuje zodpovednosť
Každé rozhodnutie je zaznamenané s časovými pečiatkami a informáciami o používateľovi pre plnú transparentnosť. -
Podporuje súlad
Udržiava jasný záznam o všetkých schváleniach a odmietnutiach, ideálny pre auditné stopy a reportovanie. -
Funguje naprieč tímami
Centralizuje všetky typy schválení (financie, operatíva, HR atď.) v jednom zjednotenom rozhraní.
Aplikácia Schvaľovanie je ideálnym riešením pre organizácie, ktoré chcú zjednodušiť a rozšíriť svoje interné schvaľovacie pracovné toky, a zároveň zabezpečiť konzistenciu, bezpečnosť a sledovateľnosť.
2. Navigácia v aplikácii Schvaľovanie
Po prihlásení budete presmerovaní na Dashboard, ktorý organizuje všetky žiadosti o schválenie do troch hlavných kategórií pre jednoduchý prístup:
-
🕒 Čakajúce schválenia
Žiadosti, ktoré čakajú na vašu akciu a vyžadujú schválenie alebo odmietnutie. -
✅ Schválené žiadosti
História všetkých žiadostí, ktoré ste (alebo iní) schválili. -
❌ Odmietnuté žiadosti
Záznam o žiadostiach, ktoré boli odmietnuté, vrátane toho, kto ich odmietol a kedy.
Použite navigačné menu na rýchle prepínanie medzi týmito pohľadmi.
3. Porozumenie schvaľovaciemu procesu
Každá žiadosť v aplikácii Schvaľovanie prechádza jasným, štandardizovaným pracovným tokom:
- Čakajúce – Nová žiadosť je podaná a čaká na prehliadnutie.
- Schválené – Žiadosť bola prijatá.
- Odmietnuté – Žiadosť bola prehliadnutá a odmietnutá.
Na vykonanie akcie na žiadosti:
- Vyberte ju zo zoznamu.
- Kliknite na "Schváliť" alebo "Odmietnuť" pomocou akčných tlačidiel.
- Stav žiadosti sa okamžite aktualizuje.
🔍 Používanie filtrov na správu schválení
Filtre sú nevyhnutnou funkciou, ktorá vám pomôže sústrediť sa na žiadosti, ktoré sú najdôležitejšie.
Môžete použiť filtre podľa:
- Typu zdroja:
- Faktúra,
- Rozpočet,
- Plánovaný kurz,
- Projekt,
- Nábor,
- Presun fázy náboru,
- Bonus k výplate,
- Záloha na výplatu,
- Zrážka z výplaty.
- Zodpovedná osoba – Osoba, ktorá žiadosť iniciovala
- Schválené kým - Osoba, ktorá žiadosť schválila
- Stav schválenia – Čakajúce, Schválené alebo Odmietnuté
Na použitie filtrov: 1. Otvorte panel filtrov. 2. Vyberte požadované kritériá. 3. Zoznam sa automaticky aktualizuje podľa vášho výberu.
💡 Tip: Vymažte svoje filtre, ak nevidíte očakávané výsledky.
4. Vykonávanie akcií na žiadostiach o schválenie
🧍 Individuálne akcie
Pre schválenie alebo odmietnutie jednej žiadosti: 1. Prejdite do sekcie Čakajúce schválenia. 2. Vyberte žiadosť, na ktorú chcete reagovať. 3. Kliknite buď na "Schváliť" alebo "Odmietnuť".
📦 Hromadné akcie
Na spracovanie viacerých žiadostí naraz: 1. Použite zaškrtávacie políčka na výber viacerých položiek. 2. Zvoľte hromadnú akciu schváliť alebo odmietnuť. 3. Potvrďte svoje voľby v dialógovom okne.
🔒 Poznámka k oprávneniam:
Musíte mať príslušnú rolu alebo úroveň oprávnenia na vykonávanie hromadných alebo individuálnych schválení. Ak sú tlačidlá deaktivované, kontaktujte svojho systémového administrátora.
5. Zobrazenie detailov žiadosti o schválenie
Každé schválenie obsahuje kompletné metadáta na sledovanie a audit:
- ID - Identifikačné číslo žiadosti
- Požadované schválenie – Typ schválenia (napr. Platba faktúry)
- Zdroj – Odkaz na faktúru, rozpočet alebo projekt
- Požadované kedy – Časová pečiatka podania žiadosti
- Stav schválenia – Aktuálny stav (Čakajúce, Schválené, Odmietnuté)
- Zodpovedná osoba – Kto žiadosť inicioval
Na zobrazenie týchto detailov: - Kliknite na žiadosť z ktorejkoľvek z troch sekcií. - Otvorí sa detailný pohľad s úplným kontextom.
6. Podpora a zdroje
Ak narazíte na problémy alebo máte otázky:
- Kontaktujte svoju HR administráciu pre usmernenie.
- Online zdroje: Skontrolujte Pulsawork Help Center pre návody a často kladené otázky.
- Pulsawork podpora: Obráťte sa na podporu prostredníctvom portálu podpory.
Táto podrobná príručka vám pomôže efektívne používať Pulsawork's Approvals App, od jednoduchého vyhľadávania po hromadné akcie a AI-poháňanú extrakciu dát. Príjemné schvaľovanie! 🚀
7. Najčastejšie otázky (FAQ)
Ako schválim žiadosť?
Prejdite do sekcie Čakajúce schválenia, vyberte žiadosť a kliknite na "Schváliť".
Môžem schváliť viacero žiadostí naraz?
Áno, použite zaškrtávacie políčka na výber viacerých žiadostí, potom použite možnosť hromadné schválenie.
Prečo nemôžem vidieť určité žiadosti o schválenie?
Možno vám chýbajú oprávnenia alebo sú použité filtre. Skontrolujte oboje.
Čo sa stane po odmietnutí žiadosti?
Žiadosť je presunutá do sekcie Odmietnuté a zaznamenaná s časovou pečiatkou.
Môžem vrátiť schválenie alebo odmietnutie?
Nie. Akonáhle je rozhodnutie urobené, je zaznamenané ako konečné. Kontaktujte administrátora, ak si myslíte, že je potrebná zmena.
Kto môže vidieť všetku aktivitu schvaľovania?
Typicky administrátori alebo používatelia s vyššími rolami môžu vidieť všetky žiadosti a ich stavy.
Ako vyzerá stránka?
