Používateľská príručka Cenové ponuky: Kompletné riešenie pre správu návrhov

Vitajte v module Cenové ponuky, vašom špecializovanom nástroji na efektívnu a profesionálnu správu obchodných návrhov. Tento modul je navrhnutý tak, aby zjednodušil každý krok od vytvorenia po potvrdenie a umožnil vám generovať detailné cenové ponuky pre vašich zákazníkov a efektívne spravovať prijaté ponuky od vašich dodávateľov.

S Cenovými ponukami Pulsawork môžete jednoducho:

Vytvárať komplexné ponuky s položkami, množstvami a cenovými detailmi.
Sledovať stavy ponúk – či sú v návrhu, odoslané, potvrdené alebo zamietnuté.
Spravovať všetky odoslané a prijaté návrhy na jednom mieste.
Filtrovať a exportovať dáta pre jasný prehľad o vašich cenových aktivitách.
Mať kontrolu nad vašimi ponukami a návrhmi, zabezpečiť prehľadnosť, presnosť a včasnú komunikáciu s klientmi a partnermi.

Prehľad

Modul Cenové ponuky v Pulsawork je navrhnutý na zjednodušenie procesu vytvárania, odosielania a správy návrhov pre vašich zákazníkov. Či už posielate detailné cenové ponuky alebo prijímate ponuky od dodávateľov, tento modul poskytuje centralizovanú platformu na sledovanie všetkých aktivít súvisiacich s ponukami. Umožňuje vám spravovať položky, ceny, sledovať stavy ponúk a efektívne spolupracovať.

1. Kľúčové pojmy a definície

Cenová ponuka

Formálny návrh s detailmi produktov, služieb, množstiev a cien ponúkaných zákazníkovi alebo prijatých od dodávateľa.

Číslo ponuky

Jedinečný identifikátor priradený každej cenovej ponuke pre jednoduché sledovanie a referenciu (napr. 7020250880005).

Stav

Označuje aktuálnu fázu alebo stav cenovej ponuky (napr. Potvrdená, Pripravená, Návrh).

Status

Označuje celkový stav ponuky (napr. Aktívna).

Katalógová položka

Preddefinovaný produkt alebo služba z firemného katalógu, ktorý možno pridať do cenovej ponuky.

2. Navigácia v module Cenové ponuky

Pre prístup do modulu Cenové ponuky prejdite cez hlavné menu (zvyčajne na ľavej bočnej lište alebo v hornej navigácii) a vyberte „Cenové ponuky“.

2.1. Zoznam cenových ponúk

Zoznam ponúk poskytuje prehľad o všetkých vašich cenových ponukách a umožňuje rýchlo triediť, filtrovať a vykonávať akcie na viacerých ponukách naraz.

Prístup: Domov > Cenové ponuky (toto je predvolený pohľad po vstupe do modulu).
Prvky rozhrania:
- Hromadné akcie: (Vľavo hore) Rozbaľovacie menu na vykonanie akcií na viacerých vybraných ponukách (napr. priradiť, zmeniť stav, exportovať).
- Karty Odoslané / Prijaté: (Pod „Hromadné akcie“) Prepínanie medzi ponukami, ktoré ste odoslali zákazníkom, a ponukami prijatými od dodávateľov.
  - Odoslané: Ponuky vytvorené vašou organizáciou a odoslané zákazníkom.
  - Prijaté: Ponuky prijaté vašou organizáciou, zvyčajne od dodávateľov.
- Vyhľadávací panel: (Vpravo hore) Rýchle vyhľadávanie ponúk podľa kľúčových slov ako číslo ponuky, názov, dodávateľ alebo účet.
- Možnosti filtrovania: (Vedľa vyhľadávania, zvyčajne ikona lievika) Otvorenie rozšírených možností filtrovania.
- Pridať novú ponuku: (Ikona plus, vpravo hore) Vytvorenie novej cenovej ponuky.
- Stĺpce tabuľky:
  - Zaškrtávacie políčko: Výber jednotlivých ponúk pre hromadné akcie.
  - Číslo ponuky: Jedinečný identifikátor ponuky.
  - Názov: Názov ponuky (napr. „HCM“, „Vaum“).
  - Dodávateľ: Subjekt poskytujúci produkty/služby v ponuke (pri odoslaných je to vaša organizácia, pri prijatých externý dodávateľ).
  - Účet: Zákazník alebo spoločnosť spojená s ponukou (napr. „ManpowerGroup Slovensko s.r.o.“).
  - Počet položiek: Celkový počet položiek v ponuke.
  - Cena bez DPH: Celková hodnota ponuky bez dane.
  - Manažér: Osoba zodpovedná za správu ponuky (napr. „Eduard Popovič“).
  - Dokumenty: Ikona indikujúca priložené dokumenty.
  - Stav: Aktuálny stav ponuky (napr. „Potvrdená“, „Pripravená“).
  - Akcie: Ikony pre rýchle akcie na jednotlivých ponukách:
    - Upraviť (ikona ceruzky): Úprava detailov ponuky.
    - Zobraziť (ikona oka): Otvorenie detailu ponuky.
    - Zmazať (ikona koša): Odstránenie ponuky.
- Ovládanie stránkovania: (Vľavo dole) Navigácia medzi stránkami ponúk.
- Záznamov na stránku: (Vpravo dole) Nastavenie počtu zobrazených ponúk na stránku (10, 20, 50, 100).

2.2. Filtrovanie ponúk

Pre efektívne vyhľadanie konkrétnych ponúk použite rozšírené možnosti filtrovania:

Kliknite na ikonu filtra (lievek) vedľa vyhľadávacieho panela v zozname ponúk.
Dostupné možnosti filtrovania:
- Zákazník: Filtrovanie podľa zákazníckeho účtu.
- Zodpovedná osoba: Filtrovanie podľa manažéra alebo priradeného používateľa.
- Dodávateľ: Filtrovanie podľa dodávateľa spojeného s ponukou.
- Štítky: Filtrovanie podľa vlastných tagov.
- Stav: Filtrovanie podľa aktuálneho stavu ponuky (napr. Návrh, Pripravená, Potvrdená).
- Status: Filtrovanie podľa celkového statusu ponuky (napr. Aktívna).
Nastavte požadované filtre a kliknite na „Použiť filtre“ (alebo podobné tlačidlo) na aktualizáciu zoznamu.

2.3. Export ponúk

Všetky filtrované ponuky môžete exportovať do formátu Excel (.xlsx) na ďalšiu analýzu alebo archiváciu.

(Voliteľné) Nastavte požadované filtre na zúženie zoznamu ponúk na export.
Kliknite na rozbaľovacie menu „Hromadné akcie“.
Vyberte „Exportovať do Excelu (xlsx)“ (alebo podobnú možnosť).
Systém vygeneruje a stiahne .xlsx súbor do vášho počítača.

3. Vytváranie a správa cenových ponúk

3.1. Vytvorenie novej cenovej ponuky

V zozname cenových ponúk kliknite na ikonu plus (+) vpravo hore.
Zobrazí sa formulár na vytvorenie novej ponuky. Vyplňte požadované údaje:
- Názov: Popisný názov ponuky.
- Číslo ponuky: (Môže byť automaticky generované alebo zadané ručne).
- Účet: Vyberte zákazníka/účet, pre ktorého je ponuka určená.
- Dodávateľ: Vyberte vašu organizáciu (pri odoslaných) alebo externého dodávateľa (pri prijatých).
- Manažér: Priraďte zodpovedného manažéra.
- Poznámka: Pridajte interné poznámky k ponuke.
- Položky: Pridajte produkty alebo služby z katalógu do ponuky. Pre každú položku určte:
  - Položka: Vyberte z katalógu.
  - Jednotková cena (bez DPH): Cena za jednotku.
  - Množstvo: Počet jednotiek.
  - Cena bez DPH: Zvyčajne sa automaticky vypočíta podľa jednotkovej ceny a množstva.
  - Poznámka: Špecifické poznámky k položke.
- Cena bez DPH: Vypočítaná celková cena.
- Stav: Počiatočný stav (napr. Návrh, Pripravená).
- Status: Počiatočný status (napr. Aktívna).
- Dátum potvrdenia: Ak je relevantné.
Po vyplnení všetkých údajov kliknite na „Uložiť“ (alebo podobné tlačidlo).

3.2. Detail cenovej ponuky

Detailný pohľad poskytuje kompletný prehľad o jednej cenovej ponuke vrátane všetkých súvisiacich informácií a položiek.

Prístup: Kliknite na ikonu oka vedľa ponuky v zozname alebo na názov/číslo ponuky.
Prvky rozhrania:
- Číslo ponuky (napr. 7020250880005): Zobrazené výrazne hore.
- Vytvoril Mia Garcie, dňa 10.07.2025 13:49: Kto a kedy ponuku vytvoril.
- Cenová ponuka / Aktívne štítky: Typ a aktuálny status ponuky.
- Súhrnné informácie (ľavý panel):
  - Názov
  - Číslo ponuky
  - Účet
  - Dodávateľ
  - Manažér
- Finančné a stavové informácie (pravý panel):
  - Cena bez DPH
  - Stav
  - Potvrdil
  - Dátum potvrdenia
- Poznámka: Všeobecné poznámky k ponuke.
- Sekcia položiek:
  - Tabuľka všetkých produktov a služieb v ponuke.
  - Stĺpce: Položka, Jednotková cena (bez DPH), Množstvo, Cena bez DPH, Poznámka.
  - Zobrazený je aj celkový počet položiek.
Akcie v detaile ponuky:
- Upraviť: Zvyčajne tlačidlo alebo ikona na úpravu detailov ponuky.
- Odoslať ponuku: Možnosť odoslať ponuku priamo zákazníkovi e-mailom.
- Priložiť dokumenty: Pridať podporné súbory k ponuke.
- Zmeniť stav/status: Manuálne aktualizovať stav (napr. na „Potvrdená“) alebo status.

3.3. Úprava cenovej ponuky

V zozname kliknite na ikonu ceruzky vedľa ponuky, ktorú chcete upraviť.
Prípadne otvorte detail ponuky a kliknite na tlačidlo „Upraviť“.
Upravte potrebné polia, položky alebo poznámky.
Kliknite na „Uložiť“ na uloženie zmien.

4. Pochopenie stavov a statusov ponúk

Polia „Stav“ a „Status“ sú kľúčové pre sledovanie priebehu a stavu vašich cenových ponúk.

Stav: Predstavuje konkrétnu fázu ponuky v jej životnom cykle. Bežné stavy:
- Návrh: Ponuka sa pripravuje.
- Pripravená: Ponuka je kompletná a pripravená na odoslanie.
- Odoslaná: Ponuka bola odoslaná zákazníkovi.
- Potvrdená: Ponuka bola prijatá a potvrdená (môže viesť k objednávke).
- Zamietnutá: Ponuka nebola prijatá.
Status: Širší ukazovateľ aktivity ponuky, napr.:
- Aktívna: Ponuka je aktuálne v procese.
- Archivovaná: Ponuka sa už aktívne nespravuje, ale je uchovaná pre záznam.

Odporúčanie: Aktualizujte pole „Stav“ podľa postupu ponuky vo vašom predajnom procese (napr. z „Pripravená“ na „Odoslaná“ na „Potvrdená“).

5. Hromadné akcie

Hromadné akcie umožňujú vykonávať operácie na viacerých cenových ponukách naraz a šetria čas.

V zozname cenových ponúk použite zaškrtávacie políčka na výber požadovaných ponúk.
Kliknite na rozbaľovacie menu „Hromadné akcie“ (vľavo hore).
Vyberte požadovanú akciu (napr. Priradiť, Zmeniť stav, Zmazať, Exportovať).
Potvrďte akciu, ak je to potrebné.

6. Často kladené otázky (FAQ)

Všeobecné

Na čo slúži modul Cenové ponuky?

Modul Cenové ponuky slúži na vytváranie, odosielanie a správu cenových návrhov pre vašich zákazníkov. Umožňuje tiež sledovať a spravovať ponuky, ktoré prijímate od dodávateľov.

Aký je rozdiel medzi ponukami 'Odoslané' a 'Prijaté'?

Karta 'Odoslané' zobrazuje cenové ponuky, ktoré vaša organizácia vytvorila a odoslala zákazníkom. Karta 'Prijaté' zobrazuje ponuky, ktoré vaša organizácia prijala, zvyčajne od dodávateľov.

Čo je 'Číslo ponuky' a ako sa priraďuje?

'Číslo ponuky' je jedinečný identifikátor každej cenovej ponuky (napr. 7020250880005). Môže byť automaticky generované systémom alebo zadané ručne, podľa nastavenia systému.

Vytváranie a úpravy

Ako vytvorím novú cenovú ponuku?

Pre vytvorenie novej cenovej ponuky prejdite do zoznamu ponúk a kliknite na ikonu plus (+) zvyčajne vpravo hore.

Môžem do jednej cenovej ponuky pridať viacero položiek?

Áno, do jednej cenovej ponuky môžete pridať ľubovoľný počet položiek výberom z katalógu a zadaním množstva a jednotkovej ceny pre každú.

Aké informácie musím zadať pri vytváraní ponuky?

Základné informácie zahŕňajú názov ponuky, priradený účet (zákazníka), dodávateľa (vašu organizáciu pri odoslaných), manažéra a položky s cenami a množstvami.

Môžem upraviť cenovú ponuku po jej uložení?

Áno, cenovú ponuku môžete kedykoľvek upraviť kliknutím na ikonu ceruzky v zozname alebo otvorením detailu ponuky a výberom možnosti „Upraviť“.

Správa a sledovanie

Čo znamenajú 'Stav' a 'Status' pri ponuke?

'Stav' označuje aktuálnu fázu ponuky v jej životnom cykle (napr. Návrh, Pripravená, Odoslaná, Potvrdená, Zamietnutá). 'Status' označuje širšiu úroveň aktivity ponuky (napr. Aktívna, Archivovaná).

Ako aktualizujem stav ponuky (napr. z 'Pripravená' na 'Odoslaná' alebo 'Potvrdená')?

Stav ponuky môžete aktualizovať v detaile ponuky výberom nového stavu z rozbaľovacieho menu alebo niekedy priamo v zozname pomocou rýchlej alebo hromadnej akcie.

Môžem k cenovej ponuke priložiť podporné dokumenty?

Áno, k cenovej ponuke môžete priložiť rôzne podporné dokumenty (napr. špecifikácie alebo obchodné podmienky) priamo v detaile ponuky.

Ako rýchlo nájdem konkrétnu ponuku?

Môžete použiť vyhľadávací panel v zozname na vyhľadávanie podľa čísla ponuky, názvu, dodávateľa alebo účtu. Pre špecifickejšie vyhľadávanie použite možnosti filtrovania podľa zákazníka, zodpovednej osoby, dodávateľa, štítkov, stavu alebo statusu.

Akcie a integrácie

Ako odošlem cenovú ponuku zákazníkovi?

Keď je ponuka v stave „Pripravená“, môžete ju zvyčajne odoslať priamo zo detailu ponuky pomocou tlačidla „Odoslať ponuku“ alebo podobnej funkcie s využitím e-mailovej integrácie aplikácie.

Môžem exportovať svoje cenové ponuky na reportovanie alebo analýzu?

Áno, všetky filtrované cenové ponuky môžete exportovať do formátu Excel (.xlsx) pomocou rozbaľovacieho menu „Hromadné akcie“ v zozname ponúk.

Vizualizácia

Ako vyzerá zoznam Cenových ponúk?

Zoznam Cenových ponúk

Ako vyzerá detail Cenovej ponuky?

Detail Cenovej ponuky