E-podpis (jednoduchý elektronický podpis)

E-podpis je služba jednoduchého elektronického podpisu (SES) v Pulsawork pro vzdálené podepisování HR dokumentů. Uplatňuje se na:

Pracovní smlouvy (nástupní / vstupní dokumenty)
Dodatky ke smlouvám
Ukončení pracovního poměru

Doplňuje klasickou akci v systému — zadání data podpisu (manuální / osobní podpis).

Navigace: Lidské zdroje → Pracovní smlouvy (nebo Dodatky / Ukončení) → akce v řádku Odeslat k e-podpisu / Historie e-podpisu

Co služba umožňuje

Schopnost	Popis
Odeslat k e-podpisu	Podepisujícímu pošlete e-mail s veřejným odkazem ke kontrole a podpisu
Dokumenty	Vygenerované ze šablon a/nebo vlastní nahraná PDF
OTP	Jednorázové heslo na e-mail před zobrazením dokumentů (a znovu při podpisu)
KYC	Volitelné ověření totožnosti přes Didit (živost, doklad, shoda tváře); identita musí sedět s určeným podepisujícím
Akceptace / zamítnutí	Podepisující může souhlasit nebo odmítnout; stavy se evidují
Integrita	Hash dokumentů pro kontrolu integrity
Po podpisu	Podepsaná PDF a potvrzení se uloží do příloh
Audit	Kompletní historie e-podpisu, potvrzení PDF, audit pack (ZIP + JSON)

Stavy: Čekající · Podepsané · Zamítnuté · Zrušené · Expirované · Pozastavené

Kompletní historie (zejména u smluv)

U pracovních smluv (a stejně u dodatků a ukončení) je k dispozici široká, sjednocená historie podepisování — nejen poslední stav.

Akce Historie e-podpisu zobrazí chronologický přehled, který spojuje:

Všechny e-podpisové žádosti (odeslané, čekající, podepsané, zamítnuté, zrušené, expirované, pozastavené)
Manuální / osobní podpisy (zadání data podpisu v systému) jako samostatné záznamy
Kdo žádost vyžádal, kdy byla odeslána, platnost odkazu
Stav a čas odpovědi, zdroj / kanál (web, mobil, osobně)
Seznam dokumentů v žádosti (šablony i vlastní PDF)
Události OTP a výsledek KYC (schváleno / zamítnuto, shoda identity) včetně detailu ověření
Export protokolu podpisu (PDF) a audit pack (ZIP + JSON) s evidenčními údaji

Výsledek: u smlouvy máte kompletní auditní stopu celého procesu podepisování — od odeslání přes ověření až po finální podpis nebo zamítnutí, včetně opakovaných pokusů.

Jak odeslat žádost (HR)

Otevřete Pracovní smlouvy, Dodatky nebo Ukončení.
U záznamu zvolte Odeslat k e-podpisu.
Vyberte šablony dokumentů a/nebo nahrajte vlastní PDF.
Potvrďte odeslání — příjemce dostane e-mail s odkazem.
Průběh sledujte v Historie e-podpisu.

Tipy:

E-mail příjemce systém bere z profilu zaměstnance/kandidáta — mějte ho aktuální.
V jedné žádosti můžete kombinovat šablony i vlastní PDF.
Manuální podpis (Podepsat smlouvu / Upravit datum podpisu) zůstává dostupný, pokud osoba podepisuje papírově nebo osobně.

Zkušenost podepisujícího (veřejný odkaz)

Otevře odkaz z e-mailu.
Ověří se OTP (jednorázovým heslem) pro zobrazení dokumentů.
Pokud je vyžadováno, dokončí KYC ověření totožnosti.
Zkontroluje jednotlivá PDF.
Zadá OTP (je-li vyžádáno) a akceptuje nebo zamítne.

Pokud KYC selže nebo ověřená identita nesedí s určeným podepisujícím, dokumenty zůstanou zablokované — kontaktujte HR kvůli manuálnímu podpisu nebo opakovanému ověření.

Kde se uplatňuje

Pracovní smlouvy

E-podpis pro nástupní / pracovní smluvní balíčky. Po úspěšném e-podpisu smlouva opustí stav návrhu stejně jako po manuálním zadání data podpisu.
Doporučujeme vždy otevřít Historie e-podpisu — u smluv je historie kompletní a široká (všechny žádosti, manuální podpisy, OTP/KYC, dokumenty, audit pack).

Dodatky

Odeslání dokumentů dodatku ke vzdálenému podpisu. Historie a audit pack jsou dostupné u dodatku.

Ukončení

Odeslání dokumentů k ukončení ke vzdálenému podpisu. Auditní stopa je v Historie e-podpisu u záznamu ukončení.

FAQ

Je to kvalifikovaný elektronický podpis (QES)?

Ne. E-podpis v Pulsawork je jednoduchý elektronický podpis (SES). Zahrnuje OTP, volitelné KYC, hash dokumentů a audit pack — ne kvalifikovaný certifikát / QES.

Co je OTP?

OTP je jednorázové heslo zaslané na e-mail podepisujícího. Je potřeba k otevření dokumentů a znovu při potvrzení podpisu.

Mohu přiložit vlastní soubory?

Ano. Kromě dokumentů ze šablon můžete do stejné žádosti nahrát vlastní PDF.

Kde jsou uložené podepsané soubory?

Podepsané dokumenty a potvrzení se automaticky uloží do příloh záznamu (a souvisejících dokumentů profilu, pokud se uplatňují).

Jak získám úplnou auditní evidenci?

Otevřete Historie e-podpisu u smlouvy (nebo dodatku / ukončení). Uvidíte kompletní chronologii — e-podpisové žádosti i manuální podpisy, stavy, OTP/KYC a dokumenty. Stáhněte audit pack (ZIP + JSON) a/nebo protokol / potvrzení PDF.